Raumbelegungsplan Online-Software:
Häufig gestellte Fragen zur Online-Raumverwaltung und zum Raumbelegungsplaner

Ihre Fragen zur Raumverwaltung im Internet

1. Was ist eine 'Buchung' in der Preisliste?
   Eine Buchung kann eine feste Raumbuchung oder ein fester Veranstaltungsvorgang sein. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um einen einzelnen Termin oder eine ganze Serie z. B. alle 2 Wochen handelt. Die maximale Anzahl verfügbarer Buchungen bezieht sich auf einen Monat (Durchschnitt im Abrechnungsintervall von 6 Monaten), kann aber ohne Nachfrage jederzeit überschritten werden.
   
   
2. Warum beinhaltet die Software zwei Varianten (Verwaltungsadministration und Raumbuchungsadministration)?
   Wer komplexe Veranstaltungen planen und buchen muss, wird die Variante 'Veranstaltungadministration' wählen, welche u.a. die Möglichkeit der Verwaltung von Debitoren bietet (Faktura zur Angebots- und Rechnungserstellung). Zu jedem einzelnen Raum, der zur Disposition steht, können vielfältige Angaben gemacht werden, z.B. zum Catering oder zur Ausstattung. Diese Variante bietet jedoch nicht die Möglichkeit von Serienterminen.
   
   Für eine einfache und schnelle Raumverwaltung und Übersicht, wer wann welchen Raum belegt (inkl. Serienbelegungen), ist die Variante 'Raumbuchungsadministration' ideal geeignet. Es können ein Raum oder mehrere Räume gewählt werden und für diese gemeinsam verschiedene Angaben hinterlegt werden. Per Export, z.B. nach Lexware®, lassen sich die Raumbuchungen in einer externen Finanzbuchhaltung verwalten.
   
   Im Testzugang können Sie beide Varianten ausgiebig und kostenlos testen. Nach Ihrer Entscheidung wird dann entweder die eine oder die andere Variante deaktiviert.
   
   
3. Welche Hardware- oder Software-Voraussetzungen werden benötigt? Wo wird die Applikation installiert?
   Sie benötigen keinerlei zusätzliche Hardware oder Software. Da die Raumverwaltung nicht installiert werden muss, sondern als Online-Applikation als on-Demand-Lösung auf einem OMOC.interactive-Server läuft (Software-as-a-Service – SaaS), brauchen Sie lediglich einen internetfähigen Rechner (PC, Mac oder Linux).
   Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. Ebenso werden jeden Tag Backups hinterlegt.
   
   
4. Die Oberfläche sieht sehr umfangreich aus. Sind Funktionen, die nicht benötigt werden, abschaltbar oder bis auf ein Minimum reduzierbar?
   Ja. Die Software ist so konzipiert, dass Sie Ihre Räume einfach und unkompliziert verwalten können. Daher sind zahlreiche Sonderfunktionen von Ihnen individuell abschaltbar. Unser Support unterstüzt Sie gerne bei der Auswahl Ihrer individuellen Funktionen und der Deaktivierung nicht benötigter Funktionen.
   
   
5. Ist der Zugang nur online über Ihren Server möglich?
   Ja. Die Online-Raumverwaltung ist eine Software-as-a-Service-Lösung, d.h. OMOC.interactive kümmert sich für Sie um Updates, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datensicherung. Sie benötigen lediglich einen Browser, um auf die Software zuzugreifen und können dies von überall aus über eine gesicherte SSL-Verbindung tun.
   
   
6. Gibt es eine Kaufversion?
   Nein. Die Software läßt sich aus den oben genannten Gründen nur mieten.
   
   
7. Wie viele Leute können auf diese Applikation zugreifen? Wie sehen die Zugriffsrechte aus? Gibt es einen Zugriff auf LDAP oder Active Directory?
   Auf die Online-Raumverwaltung können beliebig viele Personen aus dem Internet zugreifen. Für Ihre eigene Raumverwaltung können Sie in der Zugangsverwaltung eine beliebige Anzahl an Zugängen anlegen, welchen folgende Rechte zugeteilt werden können:
   
   
   Administrativ - Alles erlaubt
   Redaktionell - Alles erlaubt, außer Konfiguration
   Nur-Lesen - Keine Bearbeitung möglich
   Freigabe - Kann nur Raumbuchungen/Veranstaltungen freigeben
   
   
   Die Personalisierung der Raumbuchungen und Veranstaltungen erfolgt durch Auswahl eines Verwalters. So können mehrere Personen an einem Arbeitsplatz mit der Software arbeiten, ohne sich erneut einzuloggen. Dank optionaler E-Mail-Benachrichtigung ist ein Missbrauch ausgeschlossen.
   Alternativ kann jedem Verwalter auch ein Zugang mit eigenen Login-Daten zugeteilt werden.
   Möchten Sie Personen außerhalb der Administration einen Zugang zum Raumbelegungsplan bieten (z.B. über Ihre Webseite), kann optional ein freier oder passwortgeschützter Zugriff aktiviert werden.
   Da die Software auf unserem Server läuft, besteht keine Möglichkeit des Zugriffes auf einen firmeninternen (nicht öffentlichen) LDAP-Server oder auf Active Directory.
   
   
8. Datenimport und Datenexport? Schnittstellen? Integrierung in Outlook®-Kalender?
   Unsere Software ermöglicht Ihnen einen manuellen Datenimport mittels CSV/Text und iCal Kalenderdateien sowie einen manuellen Datenexport mittels XLS, XML, CSV/Text und Lexware®. Per HTTP-Request-Schnittstelle kann die Raumverwaltung auch über Fremdapplikationen wie z.B. das combit®-CRM vollautomatisch verwaltet werden. Eine direkte Integrierung beispielsweise in den Microsoft Outlook®-Kalender ist nicht möglich. Für Fragen zu weiteren Schnittstellen (unter anderem SAP®) steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung. Siehe auch Frage zu Ferientermine weiter unten.
   
   
9. Für wie viele Räume ist die Raumverwaltung verwendbar?
   Für beliebig viele Räume. Die Räume lassen sich einem Standort, einem Gebäude oder einer Etage zuordnen und so per Filter selektieren. Optional kann die Filterauswahl jedem Benutzer/Verwalter zugeordnet werden.
   
   
10. Lassen sich Rechnungen etc. als PDF ausgeben und per E-Mail versenden?
    Ja, mit der externen kostenlosen Software Free-PDF, da die automatisch erstellen PDFs nur schwer den individuellen Wünschen angepasst werden können. Free-PDF lässt sich wie ein Druckertreiber installieren und kann somit auch von anderen Anwendungen wie Word® genutzt werden.
    
    
11. Ist die Anzeige von Ferienterminen bzw. Urlaubsterminen und sonstigen Terminen möglich?
    Ja. Über die Funktion 'Tagesinfotexte' lassen sich eigene Termine z. B. wann die Mülltone herausgestellt werden muss oder wann jemand Urlaub hat im Belegungsplan hinterlegen. Über einen Import lassen sich z. B. von http://www.schulferien.org die aktuellen .iCal-Kalenderdateien hochladen.
    
    
12. Wie sicher sind die Daten hinterlegt? Gibt es Backups?
    Der Datenverkehr funktioniert über eine gesicherte und verschlüsselte SSL-Verbindung, so wie sie auch für das Online-Banking verwendet wird.
    Darüber hinaus werden Ihre Daten einmal täglich automatisch komplett gesichert und für 7 Tage vorgehalten. Im Notfall können wir daher Ihre Daten wieder einspielen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten über die Exportfunktion lokal zu hinterlegen. Sämtliche Aktivitäten & Datenbank-Manipulationen werden live aufgezeichnet und im Verdachtsfall Zugänge sofort gesperrt.
    
    
13. Was kostet der Support?
    0 Euro. Innerhalb unserer Bürozeiten zwischen 9:30 und 18:00 Uhr dürfen Sie gerne unter 0 22 02 - 186 91 01 anrufen und uns Ihre Fragen stellen. Wir sind zufrieden, wenn Sie zufrieden sind!
    
    
14. Was kosten Updates und Upgrades?
    0 Euro. Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. So entstehen für Sie keine weiteren versteckten Kosten.
    
    
15. Wie lange dauert es, bis wir die Software einsetzen können?
    Keine 24 Stunden. Ein Anruf von Ihnen genügt und wir schalten Ihnen innerhalb eines Tages die Software frei.
    
    
16. Können für uns Funktionen geändert oder hinzugefügt werden? Was kostet das?
    Ja. Sämtliche Applikationen von OMOC.interactive werden individuell "maßgeschneidert" an Ihre Bedürfnisse angepasst. So findet keine Entwicklung vorbei am Kunden statt, sondern Funktionen werden kundenspezifisch hinzugefügt und geändert. In unserer aktuellen Preisliste erfahren Sie, was Anpassungen und Änderungen kosten.
    
    
17. Was kostet die einfach Online-Raumverwaltung & Raumbelegungsplaner?
    Die Online-Raumverwaltung kostet im Basispaket monatlich ab 12,50 Euro zzgl. MwSt. sowie einmaliger Einrichtungsgebühr. Darin enthalten sind unter anderem eine feste Anzahl an Räumen (z.B. 3, 10 oder 50) sowie Buchungen (z.B. 30, 100 oder 500). Die Mindestlaufzeit beträgt max. 6 Monate. Zudem bieten wir spezielle Preisnachlässe für Schulen (Schulversion), eingetragene Vereine und kirchliche Einrichtungen, Kirchengemeinden an. Sie bezahlen nur für die Nutzung, nicht für die Anschaffung.
    
    Detaillierte Preisübersicht. Abbuchung via Lastschrift möglich.
    
    
18. Kann die Software getestet werden – wenn ja, wie lange?
    Ja. Unter Kontakt können Sie einen kostenlosen, individuellen Testzugang anfordern. Diesen dürfen Sie 6 Monate unter Live-Bedingungen nutzen. Die eingegebenen Daten werden bei Anmietung übernommen und gehen nicht verloren.
    Alternativ steht Ihnen oben rechts auf dieser Webseite ein Demo-Zugang zur Verfügung. Mit der Kennung demo und dem Passwort demo können Sie sich die Raumverwaltung ansehen, jedoch keine aktiven Eingaben tätigen.
    
    
19. Gibt eine Teilnehmerverwaltung?
    Zur Zeit ist die Verwaltung von detaillierten Teilnehmerdaten (also nicht nur Angabe wie viel / wie viele maximal) in Planung.