Raumbelegungsplan Online-Software:
Häufig gestellte Fragen zur Online-Raumverwaltung und zum Raumbelegungsplaner

Ihre Fragen zur Raumverwaltung im Internet

1. Was ist eine 'Buchung' in der Preisliste?
   Eine Buchung kann eine feste Raumbuchung oder ein fester Veranstaltungsvorgang sein. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um einen einzelnen Termin oder eine ganze Serie z. B. alle 2 Wochen handelt. Die maximale Anzahl verfügbarer Buchungen bezieht sich auf einen Monat (Durchschnitt im Abrechnungsintervall von 6 Monaten), kann aber ohne Nachfrage jederzeit überschritten werden.
   
   
2. Warum beinhaltet die Software zwei Varianten (Verwaltungsadministration und Raumbuchungsadministration)?
   Wer komplexe Veranstaltungen planen und buchen muss, wird die Variante 'Veranstaltungadministration' wählen, welche u.a. die Möglichkeit der Verwaltung von Debitoren bietet (Faktura zur Angebots- und Rechnungserstellung). Zu jedem einzelnen Raum, der zur Disposition steht, können vielfältige Angaben gemacht werden, z.B. zum Catering oder zur Ausstattung. Diese Variante bietet jedoch nicht die Möglichkeit von Serienterminen.
   
   Für eine einfache und schnelle Raumverwaltung und Übersicht, wer wann welchen Raum belegt (inkl. Serienbelegungen), ist die Variante 'Raumbuchungsadministration' ideal geeignet. Es können ein Raum oder mehrere Räume gewählt werden und für diese gemeinsam verschiedene Angaben hinterlegt werden. Per Export, z.B. nach Lexware®, lassen sich die Raumbuchungen in einer externen Finanzbuchhaltung verwalten.
   
   Im Testzugang können Sie beide Varianten ausgiebig und kostenlos testen. Nach Ihrer Entscheidung wird dann entweder die eine oder die andere Variante deaktiviert.
   
   
3. Welche Hardware- oder Software-Voraussetzungen werden benötigt? Wo wird die Anwendung installiert?
   Sie benötigen keinerlei zusätzliche Hardware oder Software. Da die Raumverwaltung nicht installiert werden muss, sondern als Web-Anwendung ("on-Demand"-Lösung) auf einem OMOC.interactive-Server läuft (Software as a Service, kurz SaaS), brauchen Sie lediglich einen internetfähigen Rechner (PC, Mac oder Linux).
   Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. Ebenso werden jeden Tag Backups hinterlegt.
   
   
4. Die Oberfläche sieht sehr umfangreich aus. Sind Funktionen, die nicht benötigt werden, abschaltbar oder bis auf ein Minimum reduzierbar?
   Ja. Die Software ist so konzipiert, dass Sie Ihre Räume einfach und unkompliziert verwalten können. Daher sind zahlreiche Sonderfunktionen von Ihnen individuell abschaltbar. Unser Support unterstüzt Sie gerne bei der Auswahl Ihrer individuellen Funktionen und der Deaktivierung nicht benötigter Funktionen.
   
   
5. Ist der Zugang nur online über Ihren Server möglich?
   Nein/Ja. Die Online-Raumverwaltung ist eine Software-as-a-Service-Lösung, d.h. OMOC.interactive kümmert sich für Sie um Updates, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datensicherung. Sie benötigen lediglich einen Browser, um auf die Software zuzugreifen und können dies von überall aus über eine gesicherte SSL-Verbindung tun. Wünschen Sie eine Installation auf Ihren eigenen Server, bitten wir Sie mit dem Support Kontakt aufzunehmen!
   
   
6. Gibt es eine Kaufversion?
   Nein. Die Software läßt sich nur monatlich mieten.
   
   
7. Wie viele Leute können auf diese Anwendung zugreifen? Wie sehen die Zugriffsrechte aus? Gibt es einen Zugriff auf LDAP oder Active Directory?
   Auf die Online-Raumverwaltung können beliebig viele Personen aus dem Internet zugreifen. Für Ihre eigene Raumverwaltung können Sie in der Zugangsverwaltung eine beliebige Anzahl an Zugängen anlegen, welchen folgende Rechte zugeteilt werden können:
   
   
   Administrativ - Alles erlaubt
   Redaktionell - Alles erlaubt, außer Konfiguration
   Nur-Lesen - Keine Bearbeitung möglich
   Freigabe - Kann nur Raumbuchungen/Veranstaltungen freigeben
   
   
   Die Personalisierung der Raumbuchungen und Veranstaltungen erfolgt durch Auswahl eines Verwalters. So können mehrere Personen an einem Arbeitsplatz mit der Software arbeiten, ohne sich erneut einzuloggen. Dank optionaler E-Mail-Benachrichtigung ist ein Missbrauch ausgeschlossen.
   Alternativ kann jedem Verwalter auch ein Zugang mit eigenen Login-Daten zugeteilt werden.
   Möchten Sie Personen außerhalb der Administration einen Zugang zum Raumbelegungsplan bieten (z.B. über Ihre Webseite), kann optional ein freier oder passwortgeschützter Zugriff aktiviert werden.
   Da die Software auf unserem Server läuft, besteht keine Möglichkeit des Zugriffes auf einen firmeninternen (nicht öffentlichen) LDAP-Server oder auf Active Directory.
   
   
8. Datenimport und Datenexport? Schnittstellen? Integrierung in Outlook®-Kalender?
   Unsere Software ermöglicht Ihnen einen manuellen Datenimport mittels CSV/Text und iCal Kalenderdateien sowie einen manuellen Datenexport mittels XLS, XML, CSV/Text und Lexware®. Per HTTP-Request-Schnittstelle kann die Raumverwaltung auch über Fremdanwendungen wie z.B. das combit®-CRM vollautomatisch verwaltet werden. Eine direkte Integrierung beispielsweise in den Microsoft Outlook®-Kalender ist nicht möglich. Für Fragen zu weiteren Schnittstellen (unter anderem SAP®) steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung. Siehe auch Frage zu Ferientermine weiter unten.
   
   
9. Für wie viele Räume ist die Raumverwaltung verwendbar?
   Für beliebig viele Räume. Die Räume lassen sich einem Standort, einem Gebäude oder einer Etage zuordnen und so per Filter selektieren. Optional kann die Filterauswahl jedem Benutzer/Verwalter zugeordnet werden.
   
   
10. Lassen sich Rechnungen etc. als PDF ausgeben und per E-Mail versenden?
    Ja, mit der externen kostenlosen Software Free-PDF, da die automatisch erstellen PDFs nur schwer den individuellen Wünschen angepasst werden können. Free-PDF lässt sich wie ein Druckertreiber installieren und kann somit auch von anderen Anwendungen wie Word® genutzt werden.
    
    
11. Ist die Anzeige von Ferienterminen bzw. Urlaubsterminen und sonstigen Terminen möglich?
    Ja. Über die Funktion 'Tagesinfotexte' lassen sich eigene Termine z. B. wann die Mülltone herausgestellt werden muss oder wann jemand Urlaub hat im Belegungsplan hinterlegen. Über einen Import lassen sich z. B. von http://www.schulferien.org die aktuellen .iCal-Kalenderdateien hochladen.
    
    
12. Wie sicher und wo sind die Daten hinterlegt? Gibt es Backups?
    Der Datenverkehr funktioniert über eine gesicherte und verschlüsselte SSL-Verbindung, so wie sie auch für das Online-Banking verwendet wird.
    
    Alle Daten werden einmal täglich automatisch komplett gesichert und für 7 Tage vorgehalten. Im Notfall können wir daher Ihre Daten wieder einspielen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten über die Exportfunktion lokal zu hinterlegen. Sämtliche Aktivitäten & Datenbank-Manipulationen werden live aufgezeichnet und im Verdachtsfall Zugänge sofort gesperrt.
    
    Sämtliche Daten liegen, völlig anonym, in einem Hochsicherheits-Data-Center in Nürnberg und unterliegen unseren Datenschutzbestimmungen. Somit ist eine sichere Lagerung Ihrer Daten gewährleistet. Das Rechenzentrum verfügt über eine 92 GBit/s-Außenanbindung. Eine redundante Stromversorgung mit Netzersatzanlage, eine redundante Klimaanlage sowie elektronische Zugangskontrollsysteme mit Sicherheitspersonal gehören hier zum Standard.
    
    
13. Kann der Kalender oder das Anfrage-Formular in die Webseite integriert werden?
    Ja. Sowohl der Kalender als auch das Anfrageformular kann in Ihre Webseite via iFrame und SSL nahtlos eingebunden werden. Dazu stehen diverse Einstellungsmöglichkeiten und Hilfestellungen zur Verfügung.
    
    
14. Was kostet der Support?
    0 Euro. Innerhalb unserer Bürozeiten dürfen Sie gerne unter 0 22 02 - 18 69 101 direkt anrufen und uns Ihre Fragen stellen. Wir sind zufrieden, wenn Sie zufrieden sind!
    
    
15. Was kosten Updates und Upgrades?
    0 Euro. Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. So entstehen für Sie keine weiteren versteckten Kosten.
    
    
16. Wie lange dauert es, bis wir die Software einsetzen können?
    Keine 24 Stunden. Ein Anruf von Ihnen genügt und wir schalten Ihnen innerhalb eines Tages die Software frei.
    
    
17. Können für uns Funktionen geändert oder hinzugefügt werden? Was kostet das?
    Ja. Sämtliche Web-Anwendungen von OMOC.interactive werden individuell "maßgeschneidert" an Ihre Bedürfnisse angepasst. So findet keine Entwicklung vorbei am Kunden statt, sondern Funktionen werden kundenspezifisch hinzugefügt und geändert. In unserer aktuellen Preisliste erfahren Sie, was Anpassungen und Änderungen kosten.
    
    
18. Was kostet die einfach Online-Raumverwaltung & Raumbelegungsplaner?
    Alle Preise zur Online-Raumverwaltung finden Sie unter Preise. Die Mindestlaufzeit beträgt max. 6 Monate. Sie bezahlen nur für die Nutzung, nicht für die Anschaffung. Preisnachlässe für Schulen (Schulversion), eingetragene Vereine und kirchliche Einrichtungen, Kirchengemeinden an (siehe Preise)!
    
    Detaillierte Preisübersicht. Abbuchung via Lastschrift möglich.
    
    
19. Kann die Software getestet werden – wenn ja, wie lange?
    Ja. Unter Kontakt können Sie einen kostenlosen, individuellen Testzugang anfordern. Diesen dürfen Sie 6 Monate unter Live-Bedingungen nutzen. Die eingegebenen Daten werden bei Anmietung übernommen und gehen nicht verloren.
    Alternativ steht Ihnen oben rechts auf dieser Webseite ein Demo-Zugang zur Verfügung. Mit der Kennung demo und dem Passwort demo können Sie sich die Raumverwaltung ansehen, jedoch keine aktiven Eingaben tätigen.
    
    
20. Gibt eine Teilnehmerverwaltung?
    Zur Zeit ist die Verwaltung von detaillierten Teilnehmerdaten (also nicht nur Angabe wie viel / wie viele maximal) in Planung.
    
    
21. Ist die Software zu "Neues kommunales Finanzmanagement (NKF)", "Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem (NKRS)" oder "Neues kommunales Rechnungswesen (NKR)" kompatibel?
    Aufgrund der steigenden Anzahl an Kunden aus Stadtverwaltungen und Gemeindeverwaltungen finden zur Zeit einige Umbaumaßnahmen statt.
    
    
22. Seit wann gibt es die Raumverwaltung?
    2005 wurde die einfache Variante entwickelt und im Laufe der Zeit nach Kundenwünschen immer weiter ausgebaut.
    
    
23. Antwort nicht gefunden