Raumbelegungsplan Online-Software:
Für Ihre Bedürfnisse individuell anpassbar - per Mausklick!

Planen und fakturieren, buchen und verwalten

Die Online-Raumverwaltung integriert zwei verschiedene Systeme, welche unabhängig voneinander aktiviert und deaktiviert werden können. So benutzen Sie nur diejenige Variante, die für Ihre tägliche Arbeit sinnvoll ist und Ihre Bedürfnisse für die Verwaltung Ihrer Räume am besten erfüllt. Beide Varianten bieten das Online Anfrage-Formular und den Belegungsplan für die Integration in ihre Webseite.

1. Variante – Veranstaltungsadministration inkl. Faktura
Hiermit können Sie einzelne Veranstaltungen oder komplexe Vermietungen z.B. mit Übernachtungen in Ihren Räumen und Gebäuden komplett organisieren und abrechnen. Sie hinterlegen Basisdaten und einzelne Raumpositionen, die zur Disposition/Abrechnung stehen. Dazu können pro Position beliebig viele Angaben zur technischen Ausstattung, zum Catering oder den Extras (z.B. 100 x Frühstück, 2 x Beamer) angeben und je Position vom Normalpreis abweichende Preise vergeben werden.
Per Klick erstellen Sie aus den Angaben ein Angebot oder eine Rechnung, verwalten Mahnungen und Stornierungen (Debitorenverwaltung/Faktura). Ein Doppelbelegungscheck verhindert Überschneidungen. Diese Variante ist mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!

2. Variante – Einfache Raumbuchungsadministration
Die Raumbuchung-Funktionalität dieser Softwarevariante dient der einfachen und schnellen Verwaltung von Räumen und deren Belegung. Dieser Online-Raumbelegungsplan ersetzt Ihre sonst üblichen Excel®-Tabellen und Zettelwirtschaft per Mausklick. Sie können sowohl Einzel- und zyklische Serientermine als auch Termine anhand einer freien Liste angeben. Zusätzlich lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. technische Ausstattung, Extras, Catering) für alle in einer Raumbuchung angegebenen Räume gemeinsam hinterlegen. Ein Doppelbelegungscheck verhindert auch hier Überschneidungen. Eine Angabe von externen Mietern ist optional aktivierbar.
Durch einen Export, unter anderem nach Lexware®, lassen sich die Raumbuchungen in eine externe Finanzbuchhaltung übertragen und dort entsprechend buchen. Für Verwaltungszwecke stehen ein Mietvertrags- und ein Abrechnungsformular zur Verfügung.

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Raumbelegungsplan Online-Software:
Die weiteren Details

Funktionsüberblick

Umfangreiche Features im Basispaket und hinzuschaltbare Optionen bilden ein komplettes on-Demand-Paket, das keine Wünsche offen lässt.
Da eine Installation von Software oder Hardware nicht nötig ist, stehen Ihnen die internetbasierte Raumverwaltung und der Veranstaltungsplaner sofort nach Bestellung zur Verfügung. Das bedeutet für sie: Branchensoftware ohne zusätzliche Kosten, ohne zusätzliche technikversierte Mitarbeiter.
Maßgeschneidert: Sie haben Anregungen zur Verbesserung oder vermissen die eine oder andere Funktion? Die Buchungssoftware wird durch Kundenfeedbacks permanent erweitert und verbessert: Support!


Buchungen

• Buchungsadministration: 3 verschiedene Buchungstypen: Einzelbuchungen, zyklische Terminserien bzw. Serienbuchungen (mit verschiedenen Serientypen ähnlich Outlook® für wiederkehrende Buchungen, inkl. Angabe von Ausnahmen) und freie Listen (Angabe von einzelnen Tagen, an denen ein Raum belegt ist)
  Veranstaltungsadminstration: Mehrere durchgehende oder einzelne Tage anlegbar (pro Tag verschiedene Ressourcen etc. möglich)
  
• Versehentliche Doppelbelegungen sind bei festen Buchungen oder Veranstaltungen ausgeschlossen. Bei optionalen Buchungen erfolgt eine Warnung und Kennzeichnung (Überlappungswarnung)
• Freigabe-Funktion (ähnlich Workflow-Funktionalität)
• Archiv-Funktion für Buchungen (automatisch) und Mieter (z.B. zur Dokumentation)
• E-Mail-Bestätigung (Mailunterstützung) nach Buchungsvorgängen (neuer Eintrag, Änderung, Löschung) an alle eingetragenen Verwalter, inkl. Auflistung sämtlicher Änderungen
• Umfangreiche Eingabemöglichkeiten pro Raumbuchung bzw. Veranstaltung  (mehrere Räume, Veranstaltungsart, mitgebuchte Ressourcen wie Technik, Bewirtung, Catering, Extras, Anmerkungen, Links, Verkostungspauschalen u.v.m.)
• Detaillierte Zeitablaufangabe, z.B. Abbau, Aufbau, Pause
• Veranstaltungsplaner mit Angebot-Rechnungserstellung (siehe Faktura)
• Variable Taktung bzw. kleinster Zeitraum zwischen zwei Buchungen/Veranstaltungen wählbar (1, 5, 10 und 15 Minuten)
• Hinzu klappbarer Minikalender zur schnellen Datumeingabe
  
• Erfassung von externen Anfragen mit einem fertigen, barrierefreien Webformular für Ihre Webseite
  
• Ausführliches Logfile für jeden Buchungsvorgang
• Online-Report per E-Mail versendbar, z.B. an Küche oder Haustechnik inkl. .ics-Datei
  
• Ausdruck eines fertig ausgefüllten Mietvertrages und eines Abrechnungsformulares
  
• Import von Buchungen per .csv-Dateien
  
• Export der Buchungen und Mieter im XLS-, XML-, CSV-/Text-Format und nach Lexware®

Kalender und Ansichten

• Übersichtlicher Raumbelegungsplan (Belegungsübersicht) mit allen gebuchten Räumen und ausführlichen Info-PopUps. Jeder Raum wird mit einer eigenen Farbe dargestellt. Extra Stundenübersichts-PopUp und Druckansicht
  
• 5 Ansichten einstellbar: Kalenderansicht, Tag-Raum-Darstellung mit jeweils einer Tagesansicht, Raum-Belegungsdiagramm-Ansicht (Gantt-Diagramm), einfache Listendarstellung, sowie Jahresübersicht der Belegungen
  
• Ausführliche Wochenpläne für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern inkl. Putzplan, Bewirtungsplan, Ausstattungsplan und Küchenplan
• Ticker-Ansicht für Info-Terminals oder Bildschirme, z.B. in Foyers oder der Webseite
  
• Tickermail mit allen Buchungen und Veranstaltungen am aktuellen Tag
• Textinfos für jeden Tag direkt im Kalender hinterlegbar, z.B. Infos zum Dienstplan, Urlaub von Mitarbeitern, Reparaturarbeiten oder durch Import von Ferienterminen oder speziellen, branchenüblichen Termine via iCal-Kalenderdateien
  
• Webkalender: Einfache Möglichkeit zur Darstellung der Buchungen und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite per Link / PopUp. Inkl. HTML-Vorlage zum einfachen Kopieren per Copy & Paste. Mit Passwortschutz versehbar
• Anzeige von Feiertagen (Deutschland, Österreich, Schweiz)
• Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten/Parameter, z.B. Wochenbeginn am Sonntag/Montag, Zeitraum der Tagesansicht
  
• iCal-Import (.ics-Dateien) und CSV-/Text-Import (.csv-Dateien), z.B. aus Google®-Kalender, Microsoft-Outlook® oder Mozilla-Thunderbird®. Per Datei-Upload oder URL

Verwalten

• Alle Raumressourcen (z.B. Räume, Hallen, Besprechungszimmer oder Schulungsräume) sowie Verwalter und Mieter (z. B. Trainer) können online verwaltet werden
• Ermittlung der prozentualen Raumauslastung pro Monat
• Statistiken über die Verwendung von Räumen nach Art und Anlass (Raumnutzungsstatistiken) oder Kategorien
  
• Sammel-Mailversand an Mieter, Verwalter, Reportempfänger etc. (mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!)
• Mieterdaten bleiben gespeichert und können jederzeit wieder verwendet werden
  
• Veranstaltungsarten, Technik-, Catering-, Gebäude- und Etagenlisten können beliebig befüllt werden
• Import von Mietern im CSV-/Text-Format, z.B. aus Outlook® oder Excel® generierte Adressen
• Export von Mieterdaten im vCard, XML, CSV, Excel® und Lexware®-Format möglich.
• Eingabe einer Kostenstelle pro Ressource
  

Faktura (mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!)

• Debitorenverwaltung (Faktura) und Rechnungsarchiv: Anlegen von 1. bis 3. Mahnungen bzw. Mahnstufen, Stornorechnungen, Gutschriften, Bezahlt-Infos, Sollstellung nach NKF, NKRS und NKR
• Ausdruck von fertig ausgefüllten Mietverträgen
• Individuelle Druckanpassungen für Formulare auf Wunsch möglich
  
• Eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos
  
• 1 Normalpreis + Nebenkosten + beliebig viele Preisvariationen + Übernachtungspauschale für Räume anlegbar
• Automatische Preisermittlung anhand der hinterlegbaren Zeiteinheiten (pauschal, 1Min., 5Min., 15Min., ...) und des Start- / Enddatums 
• Automatische Ausgabe des letzten Datums zur kostenfreien Stornierung
• Angabe einer Anruferinnerung
  
• Beliebig viele Mehrwertsteuersätze anlegbar
  
• Verschiedene Währungen wählbar (z. B. Euro, Schweizer Franken, Dollar, Pfund)
  
• Umsatzanalyse mit zahlreichen Filtermöglichkeiten (Veranstaltung-Administration) z. B. zur Bestimmung des Forcast etc.
  
• Individuelle oder abweichende Preise für Ressourcen sind je Vorgang anlegbar
  
• Verschiedene Rabattierungen möglich: Kundenrabatt, Rabatt für einen Vorgang und Rabatte pro Resource (z.B. 20 % auf Bewirtung)
• Freitext-Positionen für beliebige Eintragungen auf einer Rechnung
• Eingabe und Export von beliebig vielen Banktransaktionen
  

Sonstiges

• Mozilla Thunderbird Addon "Login-Button"
  
• Viele Funktionen sind bis auf ein Minimum abschaltbar und konfigurierbar
  
• Uploads und Downloads von Dokumenten wie PDFs oder Word-Dateien für Pläne, Verträge oder Anleitungen möglich
  
• Dank Zugangsdatenverwaltung beliebig viele Zugänge anlegbar, die Verwaltern zugeordnet werden können
• Nur-Lesen-Zugang für Kunden und Mitarbeiter
• Sicherer, verschlüsselter Zugang über SSL (https://)
  
• Automatisches und kostenloses Update bei Änderungen und Ergänzungen an der Raumverwaltungstechnik
• Kostenloser Support per E-Mail und Telefon innerhalb der Bürozeiten
• Mit Java-Script lauffähig auf jedem Browser mit Standard-Einstellungen (Windows, Mac OS, Linux sowie unter anderem Mozilla Firefox®, Microsoft Internet Explorer MSIE®, Opera®, Safari®)
  
• Die Raumverwaltung läuft fertig installiert auf dem OMOC.interactive-Server. Sie benötigen daher keinen eigenen Webspace mit MySQL- und PHP-Unterstützung

Änderungen an den Feature-Zusammenstellungen und Irrtum behält sich OMOC.interactive jederzeit vor.

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