Online-Raumverwaltung Web-App - FAQ

Ihre Fragen zur einfachen Raumverwaltungssoftware Web-App

1. Warum beinhaltet die Software / Web-App zwei Varianten (Verwaltungsadministration und Raumbuchungsadministration)?
   Wer komplexe Veranstaltungen planen und buchen muss, wird die Variante 'Veranstaltungsadministration' wählen, welche u.a. die Möglichkeit der Verwaltung von Debitoren bietet (Faktura zur Angebots- und Rechnungserstellung). Zu jedem einzelnen Raum, der zur Disposition steht, können vielfältige Angaben gemacht werden, z.B. zum Catering, zur Ausstattung oder zu den Mitarbeitenden. Ein Seriengenerator erzeugt auf Wunsch die entsprechenden Vorgangspositionen.
   
   Für eine einfache und schnelle Raumverwaltung und Übersicht, wer wann welchen Raum belegt (inkl. Serienbelegungen), ist die Variante 'Raumbuchungsadministration' ideal geeignet. Es können ein Raum oder mehrere Räume gewählt werden und für diese gemeinsam verschiedene Angaben hinterlegt werden. Per Export, z. B. nach DATEV® oder Lexware®, lassen sich erstellte Rechnungen oder Buchungsdaten in einer externen Finanzbuchhaltung verwalten.
   
   Im Testzugang können Sie beide Varianten ausgiebig und kostenlos testen. Nach Ihrer Entscheidung wird dann auf Wunsch entweder die eine oder die andere Variante deaktiviert. Es steht Ihnen aber auch frei beides zu nutzen.
   
   
2. Welche Hardware- oder Software-Voraussetzungen werden benötigt? Wo wird die Anwendung installiert?
   Sie benötigen keinerlei zusätzliche Hardware oder Software - d.h. kein JAVA und keine Plugins die evtl. ihr System gefährden können. Da die Raumverwaltung nicht installiert werden muss, sondern als Web-Anwendung ("on-Demand"-Lösung) auf einem OMOC.interactive-Server läuft (Software as a Service, kurz SaaS), brauchen Sie lediglich einen internetfähigen Rechner (PC, Mac oder Linux) oder ein mobiles Endgerät wie Smartphone, iPhone oder Tablet.
   Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. Ebenso werden jeden Tag Backups hinterlegt und das System permanent gespiegelt.
   
   
3. Gibt es eine mobile Version oder eine MobileApp?
   Nein. Das Backend und die Webkalender sind bestens via mobile Browser bedienbar (responsive) und benötigen daher keine extra App, welche installiert werden müsste.
   
   
4. Die Oberfläche sieht sehr umfangreich aus. Sind Funktionen, die nicht benötigt werden, abschaltbar oder bis auf ein Minimum reduzierbar?
   Ja. Die Software ist so konzipiert, dass Sie Ihre Räume einfach und unkompliziert selbstständig ohne Kosten verwalten können. Daher sind zahlreiche Sonderfunktionen von Ihnen individuell abschaltbar. Unser Support unterstüzt Sie gerne bei der Auswahl Ihrer individuellen Funktionen und der Deaktivierung nicht benötigter Funktionen. Optional können diverse Elemente via CSS ausgeblendet und optisch angepasst werden.
   
   
5. Ist der Zugang nur online über Ihren Server möglich?
   Ja. Die Online-Raumverwaltung ist eine deutsche Software-as-a-Service-Lösung, d.h. OMOC.interactive kümmert sich für Sie um Updates, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datensicherung. Sie benötigen lediglich einen Browser, um auf die Software zuzugreifen und können dies von überall aus über eine gesicherte SSL-Verbindung tun.
   
   
6. Gibt es eine Kaufversion?
   Nein. Die Software läßt sich nur monatlich mieten.
   
   
7. Wie viele Personen können auf diese Anwendung zugreifen? Wie sehen die Zugriffsrechte aus? Gibt es einen Zugriff auf LDAP oder Active Directory?
   Auf die Online-Raumverwaltung können beliebig viele Personen aus dem Internet zugreifen. Für Ihre eigene Raumverwaltung können Sie in der Zugangsverwaltung eine beliebige Anzahl an Zugängen anlegen, welchen folgende Rollen zugeteilt werden können:
   
   
   Administrativ - Alles erlaubt
   Redaktionell - Alles erlaubt, außer Konfiguration
   Nur-Lesen - Keine Bearbeitung möglich
   Freigabe - Kann nur Raumbuchungen/Veranstaltungen freigeben
   
   Die Personalisierung der Raumbuchungen und Veranstaltungen erfolgt durch den Zugriff über personalisierte Zugangskonten, welche individuell angelegt werden können.
   Möchten Sie Personen außerhalb der Administration einen Zugang zum Raumbelegungsplan bieten (z.B. über Ihre Webseite), kann optional ein freier oder passwortgeschützter Zugriff aktiviert werden.
   Für die Zugangsdaten- und Adressdatenverwaltung steht eine LDAP-Server / Active Directory Anbindung zur Verfügung.
   
   
8. Datenimport und Datenexport? Schnittstellen? Integrierung in Outlook®-Kalender oder Lotus Notes?
   Die Software ermöglicht Ihnen einen manuellen Datenimport mittels CSV/Text und iCal Kalenderdateien sowie einen manuellen Datenexport mittels XLSX, XML, CSV/Text, DBF, Lexware®, DATEV® und ZUGFeRD. iCal Kalender (z.B. für die Anzeige von Terminen in Outlook) stehen sowohl global als auch für einzelne Ressourcen zur Verfügung. 
   Per REST-Schnittstelle kann die Raumverwaltung auch über Fremdanwendungen vollautomatisch verwaltet werden.
   Via WebDAV steht eine Schnittstelle zum Zugriff auf Dokumente und Speicherung der Faktura-Dokumente in Ihrer Cloud zur Verfügung (z. B. Nextcloud, ownCloud. pCloud, weitere auf Anfrage!)
   Eine direkte, bidirektionale Integrierung beispielsweise in den Microsoft Outlook®-Kalender oder Lotus Notes via AddIn ist nicht möglich. Für Fragen zu weiteren Schnittstellen (unter anderem SAP®) steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung. Siehe auch Frage zu Ferientermine weiter unten.
   
   
9. Für wie viele Räume, Flächen und Mietobjekte ist die Raumverwaltung verwendbar?
   Für beliebig viele Räume. Die Mietobjekte lassen sich einem Standort, einem Gebäude oder einer Etage zuordnen und so per Filter selektieren. Optional kann jedem Zugangskonten eine Raumauswahl zugeordnet werden.
   
   Bei umfangreichen Liegenschaften stehen, je nach nach Wunsch und Kosten laut Angebot, folgende Varianten zur Verfügung:
   
   A. Eigenständige, personalisierte Instanzen (mit eigenständigen Admin-Zugangskonten) und mit Einzelabrechnung durch OMOC.interactive
   
   oder
   
   B. Eine Hauptinstanz mit allen Räumlichkeiten aller Liegenschaften (zentral mit ab 1 Admin-Zugangskonto verwaltet), allerdings nicht auf einzelne Liegenschaften personalisiert, eine Gesamtrechnung durch OMOC.interactive
   
   Bei beiden Varianten besteht die Möglichkeit, den jeweiligen Zugangskonten die entsprechenden Räume und z. B. deren Raumanfragen zuzuordnen/einzuschränken.
   
   
10. Lassen sich Rechnungen etc. als PDF oder Word®-Datei ausgeben und per E-Mail versenden?
    Ja. In der Faktura steht die PDF- und Word®-Ausgabe direkt zur Verfügung. Erstellte RTF-Vorlagen können im System hochgeladen und z.B. als Mail direkt im System (Einbindung des eigenen SMTP-Servers möglich) an den Mieter versendet werden. Rechnungen können automatisiert z.B. für den Empfang in DATEV®  versendet werden, via IMAP in Ihrem Postausgang gespeichert und / oder auch im ZUGFeRD Format gespeichert und versendet werden.
    
    
11. Ist die Anzeige von Ferienterminen bzw. Urlaubsterminen und sonstigen Terminen möglich?
    Ja. Über die Funktion 'Tagesinfotexte' lassen sich eigene Termine z. B. wann die Mülltonne herausgestellt werden muss oder wann jemand Urlaub hat im Belegungsplan hinterlegen. Über einen Import lassen sich z. B. von http://www.schulferien.org die aktuellen .iCal-Kalenderdateien hochladen. Ebenso kann ein externer iCal-Kalender abonniert werden
    
    
12. Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz: Wie sicher und wo sind die Daten hinterlegt? Gibt es Backups?
    Der Datenverkehr funktioniert über eine gesicherte und verschlüsselte SSL-Verbindung im Rahmen der DS-GVO statt. Es findet keinerlei Routing über nicht deutsche Server oder Firewalls statt (z. B. Google, Cloudflare, Webflow). Damit findet keine nach Bundesdatenschutzgesetzt unter §§ 78 - 81  bzw.  DS-GVO Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. e erwähnte Datenübermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten und an internationale Organisationen statt. Die Anwendung ist sowohl im Frontend auch im Backend komplett frei von Cookies.
    
    
    Alle Daten werden einmal täglich automatisch komplett gesichert und für 7 Tage vorgehalten. Im Notfall können wir daher Daten wieder einspielen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten über die Exportfunktion lokal zu hinterlegen. Sämtliche Aktivitäten & Datenbank-Manipulationen werden live aufgezeichnet und im Verdachtsfall Zugänge sofort gesperrt.
    
    Die Benutzerverwaltung hält sich an das Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz) vom 17. Juli. So werden z.B. Passwörter stets verschlüsselt hinterlegt.
    
    Sämtliche Daten liegen, völlig anonym, in einem deutschen ISO27001 zertifizierten Hochsicherheits-Data-Center in Nürnberg (Serverstandort Deutschland) und unterliegen unseren Datenschutzerklärung. Somit ist eine sichere Lagerung Ihrer Daten gewährleistet. Eine redundante Stromversorgung mit Netzersatzanlage, eine redundante Klimaanlage sowie elektronische Zugangskontrollsysteme mit Sicherheitspersonal gehören hier zum Standard. Nähere Angaben erfahren Sie im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag im Kunden-Login.
    
    
13. Kann der Kalender, die generierten Webportale oder das Anfrage-Formular in die Webseite integriert werden?
    Ja. Sowohl der Kalender und die Webportale als auch das Anfrageformular können in Ihre Webseite via iFrame und SSL nahtlos eingebunden werden. Dazu stehen diverse Einstellungsmöglichkeiten und Hilfestellungen zur Verfügung. Ebenso ist auch hier eine individuelle Anpassung via CSS und JavaScript möglich.
    
    
14. Was kostet der Support?
    0 Euro. Innerhalb unserer Bürozeiten dürfen Sie gerne direkt anrufen und uns Ihre Fragen stellen. Wir sind zufrieden, wenn Sie zufrieden sind!
    
    
15. Was kosten Updates und Upgrades?
    0 Euro. Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. So entstehen für Sie keine weiteren versteckten Kosten.
    
    
16. Wie lange dauert es, bis wir die Software einsetzen können?
    Keine 24 Stunden. Ein Anruf von Ihnen genügt und wir schalten Ihnen innerhalb eines Tages die Software frei. Für die Einrichtung aller Ressourcen und Preisvarianten sollten Sie sich je nach Umfang etwas Zeit nehmen. Gerne können Sie auch den Testzugang dazu nutzen alles zu einem Start der konkreten Nutzung inkl. Übernahme aller Daten zu hinterlegen.
    
    
17. Bieten Sie Schulungen an?
    Ja. Wir bieten eine Schulung via Teamviewer an (siehe Preisliste).
    
    
18. Können für uns Funktionen geändert oder hinzugefügt werden? Was kostet das?
    Ja. Sämtliche Web-Anwendungen von OMOC.interactive werden individuell "maßgeschneidert" an Ihre Bedürfnisse angepasst. So findet keine Entwicklung vorbei am Kunden statt, sondern Funktionen werden kundenspezifisch hinzugefügt und geändert. In unserer aktuellen Preisliste erfahren Sie, was Anpassungen und Änderungen kosten.
    
    
19. Was kostet die einfache Online-Raumverwaltung?
    Alle Preise zur Online-Raumverwaltung finden Sie unter Preisliste. Die Mindestlaufzeit beträgt max. 6 Monate. Sie bezahlen nur für die Nutzung, nicht für die Anschaffung. Preisnachlässe für Schulen (Schulversion), eingetragene Vereine und kirchliche Einrichtungen, Kirchengemeinden an (siehe Preisliste)! Abbuchung via Lastschrift möglich!
    
    
20. Kann die Software getestet werden – wenn ja, wie lange?
    Ja. Unter Kontakt können Sie einen kostenlosen, individuellen Testzugang anfordern. Diesen dürfen Sie beliebig lange unter Live-Bedingungen nutzen. Die eingegebenen Daten werden bei Anmietung übernommen und gehen nicht verloren.
    Alternativ steht Ihnen oben rechts auf dieser Webseite ein Demo-Zugang zur Verfügung. Mit der Kennung demo und dem Passwort demo1234 können Sie sich die Raumverwaltung ansehen, jedoch keine aktiven Eingaben tätigen.
    
    
21. Gibt es eine Teilnehmerverwaltung?
    Ja. Es besteht die Möglichkeit neben der Angabe des Hauptmieters die Ist-Anzahl, Max- Anzahl und eine manuelle Liste von Teilnehmern zu einer Buchung einzupflegen oder eine detailierte Verwaltung von einzelnen Teilnehmern. Eine Abrechnung von z.B. Teilnehmergebühren ist derzeit noch nicht möglich.
    
    
22. Können digitale Türschilder bzw. Infobildschirme/Displays angesteuert werden?
    Sie haben die Möglichkeit Links zu genieren, mit denen Sie die aktuellen Ticker- bzw. Belegungsdaten auf anderen Ausgabegeräten z. B. als Empfangs- bzw. Begrüßungsbildschirm (Stichwort "Digital Signage") anzeigen lassen können. Bei der Konfiguration von Gebäuden/ Etagen-, oder Räumen befinden sich ebenfalls solche Links, welche entsprechend gefilterte Ausgabe erzeugen. Die Standardausgabe ist eine normale HTML-Seite, aber es lassen sich auch andere Ausgaben wie z. B. Grafiken oder aber auch QR-Codes erzeugen. In der Online-Hilfe ist dieses Thema ausführlich beschrieben. Beispiele
    
    
23. Können die eingetragenen Belegungen auch in externen Kalendern ausgegeben werden?
    Ja. Via iCalendar-URL lassen sich die Daten auch z.B. in Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Lotus Notes, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® direkt darstellen oder abonnieren
    
    
24. Ist die Software zu "Neues kommunales Finanzmanagement (NKF)", "Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem (NKRS)" oder "Neues kommunales Rechnungswesen (NKR)" kompatibel?
    Aufgrund der steigenden Anzahl an Kunden aus Stadtverwaltungen und Gemeindeverwaltungen finden zur Zeit einige Umbaumaßnahmen statt.
    
    
25. Seit wann gibt es die Raumverwaltung?
    2005 wurde die einfache Variante entwickelt und im Laufe der Zeit nach Kundenwünschen immer weiter ausgebaut.
    
    
26. Unterstützt die Faktura das XRechnung (EN 16931) und ZUGFeRD-Format?
    Ja. Das Ausgabeformat wird immer nach dem aktuell gültigen Stand oder je nach Kundenwünschen angepasst. Ein Validator ist ebenfalls integriert.
    
    
27. Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang
    
    
28. Antwort nicht gefunden

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