Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltungssoftware, 100% browserbasiert SaaS: Die einfache Raumverwaltung inkl. Veranstaltungsabrechnung und Ressourcenverwaltung ab 0 Euro! Häufig gestellte Fragen zur Online-Raumverwaltung und zum Raumbelegungsplaner.
Ihre Fragen zur einfachen Raumverwaltungssoftware im Internet
- Warum beinhaltet die Software zwei Varianten (Verwaltungsadministration und Raumbuchungsadministration)?
Wer komplexe Veranstaltungen planen und buchen muss, wird die Variante 'Veranstaltungadministration' wählen, welche u.a. die Möglichkeit der Verwaltung von Debitoren bietet (Faktura zur Angebots- und Rechnungserstellung). Zu jedem einzelnen Raum, der zur Disposition steht, können vielfältige Angaben gemacht werden, z.B. zum Catering oder zur Ausstattung. Diese Variante bietet jedoch nicht die Möglichkeit von Serienterminen.
Für eine einfache und schnelle Raumverwaltung und Übersicht, wer wann welchen Raum belegt (inkl. Serienbelegungen), ist die Variante 'Raumbuchungsadministration' ideal geeignet. Es können ein Raum oder mehrere Räume gewählt werden und für diese gemeinsam verschiedene Angaben hinterlegt werden. Per Export, z.B. nach Lexware®, lassen sich die Raumbuchungen in einer externen Finanzbuchhaltung verwalten.
Im Testzugang können Sie beide Varianten ausgiebig und kostenlos testen. Nach Ihrer Entscheidung wird dann auf Wunsch entweder die eine oder die andere Variante deaktiviert. Es steht Ihnen aber auch frei beides zu nutzen (ab Standard-Version). - Welche Hardware- oder Software-Voraussetzungen werden benötigt? Wo wird die Anwendung installiert?
Sie benötigen keinerlei zusätzliche Hardware oder Software - d.h. kein JAVA und keine Plugins die evtl. ihr System gefährden können. Da die Raumverwaltung nicht installiert werden muss, sondern als Web-Anwendung ("on-Demand"-Lösung) auf einem OMOC.interactive-Server läuft (Software as a Service, kurz SaaS), brauchen Sie lediglich einen internetfähigen Rechner (PC, Mac oder Linux).
Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. Ebenso werden jeden Tag Backups hinterlegt. - Gibt es eine mobile Version oder eine MobileApp?
Nein. Das Backend und die Webkalender sind bestens via mobile Browser bedienbar (responsive) und benötigen daher keine extra App. - Die Oberfläche sieht sehr umfangreich aus. Sind Funktionen, die nicht benötigt werden, abschaltbar oder bis auf ein Minimum reduzierbar?
Ja. Die Software ist so konzipiert, dass Sie Ihre Räume einfach und unkompliziert selbstständig ohne Kosten verwalten können. Daher sind zahlreiche Sonderfunktionen von Ihnen individuell abschaltbar. Unser Support unterstüzt Sie gerne bei der Auswahl Ihrer individuellen Funktionen und der Deaktivierung nicht benötigter Funktionen. Optional können diverse Elemente via CSS ausgeblendet und optisch angepasst werden. - Ist der Zugang nur online über Ihren Server möglich?
Ja. Die Online-Raumverwaltung ist eine Software-as-a-Service-Lösung, d.h. OMOC.interactive kümmert sich für Sie um Updates, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datensicherung. Sie benötigen lediglich einen Browser, um auf die Software zuzugreifen und können dies von überall aus über eine gesicherte SSL-Verbindung tun. - Gibt es eine Kaufversion?
Nein. Die Software läßt sich nur monatlich mieten. - Wie viele Leute können auf diese Anwendung zugreifen? Wie sehen die Zugriffsrechte aus? Gibt es einen Zugriff auf LDAP oder Active Directory?
Auf die Online-Raumverwaltung können beliebig viele Personen aus dem Internet zugreifen. Für Ihre eigene Raumverwaltung können Sie in der Zugangsverwaltung eine beliebige Anzahl an Zugängen anlegen, welchen folgende Rollen zugeteilt werden können:
Administrativ - Alles erlaubt
Redaktionell - Alles erlaubt, außer Konfiguration
Nur-Lesen - Keine Bearbeitung möglich
Freigabe - Kann nur Raumbuchungen/Veranstaltungen freigeben
Die Personalisierung der Raumbuchungen und Veranstaltungen erfolgt durch Auswahl eines Verwalters. So können mehrere Personen an einem Arbeitsplatz mit der Software arbeiten, ohne sich erneut anzumelden. Dank optionaler E-Mail-Benachrichtigung ist ein Missbrauch ausgeschlossen.
Alternativ kann jedem Verwalter auch ein Zugang mit eigenen Anmelde-Daten zugeteilt werden.
Möchten Sie Personen außerhalb der Administration einen Zugang zum Raumbelegungsplan bieten (z.B. über Ihre Webseite), kann optional ein freier oder passwortgeschützter Zugriff aktiviert werden.
Da die Software auf unserem Server läuft, besteht keine Möglichkeit des Zugriffes auf einen firmeninternen (nicht öffentlichen) LDAP-Server oder auf Active Directory. - Datenimport und Datenexport? Schnittstellen? Integrierung in Outlook®-Kalender oder Lotus Notes?
Unsere Software ermöglicht Ihnen einen manuellen Datenimport mittels CSV/Text und iCal Kalenderdateien sowie einen manuellen Datenexport mittels XLS, XML, CSV/Text und Lexware®. Per HTTP-Request-Schnittstelle kann die Raumverwaltung auch über Fremdanwendungen wie z.B. das combit®-CRM vollautomatisch verwaltet werden. Eine direkte Integrierung beispielsweise in den Microsoft Outlook®-Kalender oder Lotus Notes via AddIn ist nicht möglich. Für Fragen zu weiteren Schnittstellen (unter anderem SAP®) steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung. Siehe auch Frage zu Ferientermine weiter unten. - Für wie viele Räume, Flächen und Mietobjekte ist die Raumverwaltung verwendbar?
Für beliebig viele Räume. Die Mietobjekte lassen sich einem Standort, einem Gebäude oder einer Etage zuordnen und so per Filter selektieren. Optional kann jedem Benutzer/Verwalter eine Raumauswahl zugeordnet werden. - Lassen sich Rechnungen etc. als PDF oder Word®-Datei ausgeben und per E-Mail versenden?
Ja. In der Faktura steht die PDF- und Word®-Ausgabe direkt zur Verfügung. Erstellte Vorlagen können im System hochgeladen und z.B. als Mail direkt im System an den Mieter versendet werden. - Ist die Anzeige von Ferienterminen bzw. Urlaubsterminen und sonstigen Terminen möglich?
Ja. Über die Funktion 'Tagesinfotexte' lassen sich eigene Termine z. B. wann die Mülltone herausgestellt werden muss oder wann jemand Urlaub hat im Belegungsplan hinterlegen. Über einen Import lassen sich z. B. von http://www.schulferien.org die aktuellen .iCal-Kalenderdateien hochladen. Ebenso kann ein externer iCal-Kalender abonniert werden - Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Wie sicher und wo sind die Daten hinterlegt? Gibt es Backups?
Der Datenverkehr funktioniert über eine gesicherte und verschlüsselte SSL-Verbindung im Rahmen der DS-GVO.
Alle Daten werden einmal täglich automatisch komplett gesichert und für 7 Tage vorgehalten. Im Notfall können wir daher Ihre Daten wieder einspielen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten über die Exportfunktion lokal zu hinterlegen. Sämtliche Aktivitäten & Datenbank-Manipulationen werden live aufgezeichnet und im Verdachtsfall Zugänge sofort gesperrt.
Die Benutzerverwaltung hält sich an das Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz) vom 17. Juli. So werden z.B. Passwörter stets verschlüsselt hinterlegt.
Sämtliche Daten liegen, völlig anonym, in einem ISO27001 zertifizierten Hochsicherheits-Data-Center in Nürnberg (Serverstandort Deutschland) und unterliegen unseren Datenschutzerklärung. Somit ist eine sichere Lagerung Ihrer Daten gewährleistet. Eine redundante Stromversorgung mit Netzersatzanlage, eine redundante Klimaanlage sowie elektronische Zugangskontrollsysteme mit Sicherheitspersonal gehören hier zum Standard. Nähere Angaben erfahren Sie im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag im Kunden-Login. - Kann der Kalender oder das Anfrage-Formular in die Webseite integriert werden?
Ja. Sowohl der Kalender als auch das Anfrageformular kann in Ihre Webseite via iFrame und SSL nahtlos eingebunden werden. Dazu stehen diverse Einstellungsmöglichkeiten und Hilfestellungen zur Verfügung. Ebenso ist auch hier eine individuelle Anpassung via CSS und JavaScript möglich. - Was kostet der Support?
0 Euro. Innerhalb unserer Bürozeiten dürfen Sie gerne direkt anrufen und uns Ihre Fragen stellen. Wir sind zufrieden, wenn Sie zufrieden sind! - Was kosten Updates und Upgrades?
0 Euro. Sämtliche Updates und Service-Patches werden automatisch ohne Ihr Zutun kostenlos installiert. So entstehen für Sie keine weiteren versteckten Kosten. - Wie lange dauert es, bis wir die Software einsetzen können?
Keine 24 Stunden. Ein Anruf von Ihnen genügt und wir schalten Ihnen innerhalb eines Tages die Software frei. Für die Einrichtung aller Ressourcen und Preisvarianten sollten Sie sich je nach Umfang etwas Zeit nehmen. - Bieten Sie Schulungen an?
Ja. Wir bieten eine Schulung via Teamviewer an (siehe Preisliste). - Können für uns Funktionen geändert oder hinzugefügt werden? Was kostet das?
Ja. Sämtliche Web-Anwendungen von OMOC.interactive werden individuell "maßgeschneidert" an Ihre Bedürfnisse angepasst. So findet keine Entwicklung vorbei am Kunden statt, sondern Funktionen werden kundenspezifisch hinzugefügt und geändert. In unserer aktuellen Preisliste erfahren Sie, was Anpassungen und Änderungen kosten. - Was kostet die einfach Online-Raumverwaltung & Raumbelegungsplaner?
Alle Preise zur Online-Raumverwaltung finden Sie unter Preisliste. Die Mindestlaufzeit beträgt max. 6 Monate. Sie bezahlen nur für die Nutzung, nicht für die Anschaffung. Preisnachlässe für Schulen (Schulversion), eingetragene Vereine und kirchliche Einrichtungen, Kirchengemeinden an (siehe Preisliste)! Abbuchung via Lastschrift möglich! - Kann die Software getestet werden – wenn ja, wie lange?
Ja. Unter Kontakt können Sie einen kostenlosen, individuellen Testzugang anfordern. Diesen dürfen Sie beliebig lange unter Live-Bedingungen nutzen. Die eingegebenen Daten werden bei Anmietung übernommen und gehen nicht verloren.
Alternativ steht Ihnen oben rechts auf dieser Webseite ein Demo-Zugang zur Verfügung. Mit der Kennung demo und dem Passwort demo1234 können Sie sich die Raumverwaltung ansehen, jedoch keine aktiven Eingaben tätigen. - Gibt es eine Teilnehmerverwaltung?
Ja. Es besteht die Möglichkeit neben der Angabe des Hauptmieters die Ist-Anzahl, Max- Anzahl und eine manuelle Liste von Teilnehmern zu einer Buchung einzupflegen oder eine detailierte Verwaltung von einzelnen Teilnehmern. Eine Abrechnung von z.B. Teilnehmergebühren ist derzeit noch nicht möglich. - Können digitale Türschilder bzw. Infobildschirme/Displays angesteuert werden?
Sie haben die Möglichkeit Links zu genieren, mit denen Sie die aktuellen Ticker- bzw. Belegungsdaten auf anderen Ausgabegeräten z. B. als Empfangs- bzw. Begrüßungsbildschirm (Stichwort "Digital Signage") anzeigen lassen können. Bei der Konfiguration von Gebäuden/ Etagen-, oder Räumen befinden sich ebenfalls solche Links, welche entsprechend gefilterte Ausgabe erzeugen. Die Standardausgabe ist eine normale HTML-Seite, aber es lassen sich auch andere Ausgaben wie z. B. Grafiken oder aber auch QR-Codes erzeugen. In der Online-Hilfe ist dieses Thema ausführlich beschrieben. - Können die eingetragenden Belegungen auch in externen Kalendern ausgegeben werden?
Ja. Via iCalendar-URL lassen sich die Daten auch z.B. in Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Lotus Notes, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® direkt darstellen oder abonnieren - Ist die Software zu "Neues kommunales Finanzmanagement (NKF)", "Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem (NKRS)" oder "Neues kommunales Rechnungswesen (NKR)" kompatibel?
Aufgrund der steigenden Anzahl an Kunden aus Stadtverwaltungen und Gemeindeverwaltungen finden zur Zeit einige Umbaumaßnahmen statt. - Seit wann gibt es die Raumverwaltung?
2005 wurde die einfache Variante entwickelt und im Laufe der Zeit nach Kundenwünschen immer weiter ausgebaut. - Unterstützt die Faktura das ZUGFeRD-Format?
Ja, befindet sich aber derzeit immer wieder in Entwicklung je nach Kundenwünschen - Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang
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