Online-Raumverwaltungsoftware Web-App - Arbeitserleichterungen

Vorbei mit ständigen Anrufen, E-Mails oder Zetteln die Ihnen zugesteckt werden: Mit dem Anfrageformular inkl. individuellen Abfragemöglichkeiten und dem optionalen Anfrageportal der Online-Raumverwaltung können sich die Mieter selbstständig informieren ob ein Raum zur Verfügung steht und Ihnen eine Anfrage schicken. Durch einen Mausklick übernehmen Sie Daten in eine Buchung oder in einen Veranstaltungsvorgang, schicken Sie eine Bestätigung (auch automatisch möglich) oder eine Absage. Und das von dort aus, wo Sie sich gerade mit einem internetfähigen Gerät befinden.

Vorbei die Scheu schnell mal ein Angebot oder eine Rechnung für einen kleinen Betrag zuschreiben: Mit der optionalen Faktura der Online-Raumverwaltung erstellen Sie in wenigen Minuten Angebote, Mietverträge oder Rechnungen, haben Mahnungen im Blick oder die Info ob ein Zahlungseingang erfolgte! Via Mausklick erstellen Sie im System direkt eine E-Mail an Ihre Kunden, mit allen Anhängen und optionaler Speicherung in Ihrem Mailausgangsordner oder optionalen Speicherung der generierten PDFs in Ihrer eigenen Cloud.

Vorbei die komplexe Aufgabe den unterschiedlichen Kunden und Klienten die entsprechenden Preise zu vergeben: Mithilfe von sog. Preisvarianten erstellen Sie eine Preismatrix für Räume und Veranstaltungsorte und teilautomatisieren so die Berechnung (z. B. mit 'Pauschal ab'-Funktion). Abhängig von Rechnungsstellung / Faktura.

Vorbei die zeitaufwendige Pflege Ihrer Webseiten: Die Online-Raumverwaltung erzeugt automatisch Portalseiten über Ihre Raumbuchungen, Veranstaltungen und Ressourcen, welche einfach in Ihre vorhandene Webseiten eingebunden können. Ebenso können einzelne Infoseiten (sog. "Onepage-Websiten") komfortabel verlinkt und geteilt werden. Damit steigern Sie die Verbreitung Ihrer Termine in Suchmaschinen (z.B. Google), welche die Termine oft gesondert im Suchergebnis als "Veranstaltungen" ausweisen.

Vorbei die Nacharbeitung von verwendeten Ressourcen: Mit Hilfe des digitalen Lieferscheins, können Sie den IST-Zustand direkt auf der Veranstaltung/vor Ort z. B. mit Hilfe eines Tablets aufnehmen, inkl. der Möglichkeit sich den Lieferschein durch den Kunden/Mieter abzeichnen zu lassen. Via digitalen Mietvertrag können Ihre Mietenden den Vertrag direkt via Online-Unterschrift bestätigen - ohne diesen auszudrucken, zu scannen und manuell zu versenden.

Vorbei die Zettelwirtschaft oder externe Erfassung von Aufgaben und Zeitabläufen rund um Ihre Veranstaltungen. Dies und Räume für z. B. Rüstzeiten rund um eine Veranstaltung sperren können Sie nun in der Online-Raumverwaltung zentral erledigen. Dank iCal sind Aufgaben so auch in externen Kalendern wie z. B. Outlook abrufbar oder via Erinnerungsmailer rechtzeitig im Postfach.

Vorbei die Frage ob und wann eine Kaution gezahlt wurde und wohin sie wie zurückgezahlt werden muss: In der Schlüsselverwaltung und in den Vorgangspositionen lassen sich Kautionsbeiträge verwalten.

Vorbei die getrennte Erfassung von Nachbearbeitungsreporten und Übergabeprotokollen z. B. der Verbräuche oder der Teilnehmer-Feedbacks oder Schäden: Für die gesamte Veranstaltung als auch für jede Raumposition einer Veranstaltung lassen sich diese Infos und Dokumente hinterlegen (inkl. einfache elektronische Signatur via Bildschirm)

Vorbei das Notieren von zusätzlichen Daten zu Adressen oder Veranstaltungen auf Zetteln: Dank des Formular-Generators generieren Sie für jede erdenkliche Information ein passendes Formular, welche bei einer Adresse, Buchung oder einem Veranstaltungsvorgang ausgefüllt werden kann.

Vorbei das selber Schreiben und Malen von Türzetteln oder Aushängen: Mit Hilfe eines Platzhaltersystems der Online-Raumverwaltung, können Sie beliebig viele Formulare und Druckvorlagen erzeugen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen!

Vorbei die ständigen Anrufe was was wo gerade stattfindet: Mithilfe der externen Ausgaben können Sie diese Informationen aus der Online-Raumverwaltung zukünftig auf Bildschirmen z.B. im Eingangsbereich ausgeben lassen!

Vorbei die tagelange Auswertung für den Rechenschaftsbericht am Jahresende: Durch umfangreiche Statistikfunktionen der Online-Raumverwaltung z. B. über die Raumauslastung oder den Umsätzen (abhängig von Faktura), haben Sie via Mausklick alle Zahlen direkt parat!

Vorbei das Überbuchen der Belegungspläne. Dank der Kontingentvergabe (Anzahl Termine) können ganz individuell pro Zugangskonto Kontingente (pro Tag, Woche, Monat, Quartal, halbes Jahr, Jahr) vergeben werden.

Vorbei das umständliche Schreiben von Infomails an mehrere Personen mit Ihrem Mailprogramm: Mit dem optionalen Rundschreiben-Versand der Online-Raumverwaltung erstellen Sie im Nu ein Rundschreiben an ausgewählte Empfänger-Gruppen!

Vorbei die Frage wer hat welchen Schlüssel und das lästige Erstellen einer Schlüsselliste auf Papier: Mit Hilfe der integrierten Schlüsselverwaltung haben Sie eine komfortable Schlüsselvergabe: für die Quittierung der Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, lassen sich verschiedene Optionen wie z. B. Unterschriften via Bildschirm/Tablet (einfache elektronische Signatur) oder eine eigene Protokoll RTF-Vorlage nutzen.

Vorbei die Frage wer gerade sich als Besucher oder als Gast im Gebäude befindet und das lästige Erstellen einer Besucherliste auf Papier: Mit Hilfe der integrierten Besucherverwaltung als Teil der Schlüsselverwaltung haben Sie eine komfortable Besucherverwaltung: für die Quittierung der Anreise und Abreise von Besuchen, lassen sich verschiedene Optionen wie z. B. Unterschriften via Bildschirm/Tablet (einfache elektronische Signatur) oder eine eigene Protokoll und Besucherausweis RTF-Vorlage nutzen.

Vorbei die Ungewissheit wieviel Artikel sich im Bestand befinden und wann die nächste Technikprüfung ansteht: Die Inventarverwaltung / Inventurverwaltung verwaltet mengenverwaltete und seriennummernverwaltete Artikel inkl. Eingabe z. B. von Lagerorten, dem Status, Finanzierungsarten oder Prüfinteravalen. Für die Inventur steht eine Schnelleingabe (z. B. für Barcodeleser) zur Verfügung, ein Erinnerungsmailer erinnert an eine anstehende Prüfung einzelner Ressourcen und durch einen Export erstellen Sie einen Wartungsplan.

Vorbei die händische Verwaltung und Abrechnung von Abonnement-Kunden mit pauschalen Raumnutzungen oder Mitgliedsbeiträgen: Mit der Abonnenten-Verwaltung erstellen Sie beliebig viele Abrechnungs-Abos pro Adresse - die Raumverwaltung kümmert sich automatisiert um die regelmäßige Abrechnung bzw. dem Versand der Rechnungen.

Vorbei das Verpassen von Terminen, dass manuelle Anschreiben von Personen nach der Beendigung einer Veranstaltung oder die Suche nach an noch nicht ausgestellt Mietverträgen, Mahnstufen, optionalen Vorgängen oder endende Serienbuchungen: Der Erinnerungsmailer hält Sie entsprechend auf den Laufenden.

Vorbei das händische Notieren wer an welcher Veranstaltung z. B. Ferienprogramm teilnimmt und z. B. wer bezahlt hat. Dank eines Online-Formulars und PayPal-Unterstützung wird dies in Zukunft für Sie automatisch passieren.

Vorbei das telefonische oder schriftliche Nachfragen ob den Gästen und Teilnehmern eine Veranstaltung gefallen hat: In der Erinnerungsmail nach dem Ablauf einer Buchung/eines Vorgangs kann ein Link zu einer einfachen Bewertung gesetzt werden.

Vorbei das unnötige Verschwenden von Heizenergie, von Arbeitszeit und das Ermahnen der MieterInnen: Binden Sie den iCal-Link der Online-Raumverwaltung in ihr Heizungssystem ein und die Räume werden nur dann geheizt, wenn es nötig ist.

Vorbei mit der Beanspruchung des hausinternen IT-Support für die Installation oder für Updates: Die Online-Raumverwaltung läuft in der Cloud - wir kümmern uns im Hintergrund um eine ordnungsgemäße Funktion, um Updates und Backups.