Raumverwaltung Software online - Nutzungskonzepte

Nutzen Sie das System klassisch als zentrale Raumbelegungssoftware – entweder durch Sie selbst, eine zuständige Verwaltungsstelle oder durch Mitarbeitende mit eigenen Zugangskonten. Diese können Räume und Ressourcen sowohl für sich selbst als auch stellvertretend für andere Personen buchen.
Zusätzlich steht ein optionales Anfrageformular zur Verfügung. Darüber können Personen aus Ihrem Umfeld - beispielsweise Mitarbeitende oder auf Wunsch auch externe Nutzerinnen und Nutzer - unkompliziert eine Raumanfrage stellen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und erspart handschriftliche Notizen, Telefonanfragen oder das manuelle Übertragen von E-Mails.
Nutzungsbeispiele: Städtische Einrichtungen, Behörden und Firmen mit Meetingräumen, Wohnmobil Parkplätzen, Fuhrparks oder Sitzungszimmern, kirchliche Einrichtungen, Sportvereine

Bieten Sie neben der internen Nutzung auch die Vermietung von Räumen oder Ressourcen - etwa technischem Equipment - an externe Personen gegen Rechnung an? Das optionale Faktura-Modul übernimmt für Sie die vollständige Rechnungsstellung inklusive aller zugehörigen Abläufe. Sie können damit sowohl einfache Raumbuchungen abrechnen als auch komplexe Veranstaltungsvorgänge komfortabel verwalten.
Auch in diesem Szenario steht die Anfragemöglichkeit über das Formular zur Verfügung. Zusätzlich kann ein Registrierungsformular aktiviert werden, über das externe Personen ein eigenes Zugangskonto beantragen können.
Nutzungsbeispiele: Klassische Veranstalter mit ein oder mehreren Veranstaltungsräumen oder Schulungsräumen, Seminarräumen, auch Hotel ähnliche Vermietungen für diese Veranstaltungen

Auch komplexe Veranstaltungen lassen sich ohne direkte Rechnungsstellung im System hinterlegen - beispielsweise, wenn Sie interne Veranstaltungen für Ihr eigenes Haus planen oder wenn die Abrechnung über externe Dienstleister erfolgt. So behalten Sie alle Abläufe und Ressourcen im Blick, unabhängig davon, wo die eigentliche Fakturierung stattfindet.
Nutzungsbeispiele: Seminaranbieter oder größere Einrichtungen mit Seminarräumen/Schulungsräumen für interne Nutzungen.

Wenn Ihre Nutzenden ihre Räume selbstständig buchen und später über Sie per Faktura abgerechnet werden, können die jeweiligen Zugangskonten individuell angepasst werden. Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Funktionen zu deaktivieren oder gezielt freizuschalten, sodass die Nutzerinnen und Nutzer in einer reduzierten, exakt auf ihre Aufgaben zugeschnittenen Umgebung arbeiten.
Auch für diese Personengruppe kann ein Registrierungsformular aktiviert werden, über das sie eigenständig ein Zugangskonto beantragen können.
Nutzungsbeispiele: Anbieter von Proberäumen, Künstlerateliers oder Coworking-Arbeitsplätzen, Sportvereine

Vermieten Sie Ihre Räumlichkeiten an externe Personen oder Gruppen, die dort Kurse, Workshops oder Seminare anbieten? Die Raumbelegungssoftware unterstützt Sie dabei, diese Nutzungen automatisiert abzurechnen - monatlich, quartalsweise oder jährlich, wahlweise mit pauschalen Nutzungsgebühren.
Zusätzlich steht ein Teilnehmerformular zur Verfügung, über das sich externe Personen für entsprechende Belegungen oder Veranstaltungen registrieren können.
Nutzungsbeispiele: Bürgerhäuser, Jugendeinrichtungen, kirchliche Einrichtungen, Sportvereine

Sie stellen spezielles Equipment bereit und möchten dieses inklusive Lager- und Inventarverwaltung komfortabel organisieren? Auch dafür bietet die Online-Raumverwaltung passende, übersichtliche und effizient nutzbare Lösungen.
Nutzungsbeispiele: Größere Veranstalter oder Verleiher von Equipment

Sie arbeiten mit festen Zeitabschnitten - sogenannten Zeitslots - und möchten Endnutzerinnen und Endnutzern die Teilnahme daran ermöglichen? Auch diese Form der Buchungs- und Teilnehmerverwaltung wird von der Software vollständig unterstützt.
Nutzungsbeispiele: Firmen und Einrichtungen die interne Veranstaltungen z. B. Workshops oder betriebsbedingte Arztuntersuchungen organisieren müssen.

Für alle Nutzungsszenarien stehen Ihnen vielfältige externe Ausgaben Ihrer Belegungspläne und Ressourcen - sogenannte Portale - zur Verfügung. Diese können optimal für die Veröffentlichung genutzt werden und profitieren von einer leichten Indexierung durch Suchmaschinen wie Google. Das unterstützt Ihre Sichtbarkeit, verbessert die Vermarktung und steigert das Vermietungspotenzial Ihrer Angebote. Aber auch die Steuerung von externen Sicherheitseinrichtungen wie Türen und oder auch die Steuerung von Heizungen z. B. via Shelly® oder iCal sind mit der Software jederzeit möglich.