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Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung ab 19 Euro!
Mit der browserbasierten Online-Raumverwaltung von OMOC.interactive verwalten Städte und Gemeinden ihre Räume, insbesondere Bürgerhäuser, Bürgerzentren und Sporthallen und sonstigen Ressourcen zentral. Verwaltungsmitarbeitende behalten dabei Buchungen, Anfragen, Zuständigkeiten und Abrechnungen jederzeit im Blick. Vereine, Vereinsvorstände und andere berechtigte Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten und - abhängig von ihren Berechtigungen - Buchungswünsche oder konkrete Buchungen selbst eintragen. Eine optionale Freigabefunktion ermöglicht die zusätzliche Prüfung und transparente Kennzeichnung der Buchungen. BürgerInnen und andere Interessierte können über öffentliche Belegungspläne und die Freiraumsuche nach verfügbaren Räumen suchen. Anschließend stellen sie ihre Buchungswünsche ohne eigenes Zugangskonto über das öffentliche Anfrageformular.
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Mit der Online-Raumverwaltung verwalten Sie beispielsweise Bürgerhäuser, Mehrzweckhallen, Vereinsräume, Sportstätten, Sitzungszimmer, Veranstaltungsflächen und deren Ausstattung in einem gemeinsamen System. Belegungen, Sperrzeiten und Zuständigkeiten sind für berechtigte NutzerInnen jederzeit aktuell einsehbar.
Ja. Mitarbeitende unterschiedlicher Fachbereiche, Außenstellen oder kommunaler Einrichtungen können eigene Zugangskonten erhalten. Über individuell einstellbare Berechtigungen legen Sie fest, welche Räume, Buchungen und Funktionen jeweils angezeigt oder bearbeitet werden dürfen.
Ja. Vereine, Vereinsvorstehende und andere berechtigte Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten. Je nach Konfiguration dürfen sie Buchungswünsche hinterlegen oder verbindliche Buchungen direkt in das System eintragen. Der zulässige Funktionsumfang lässt sich für jedes Zugangskonto individuell einschränken.
Nein. Regelmäßig nutzende und entsprechend berechtigte Gruppen können direkt innerhalb der Online-Raumverwaltung arbeiten. Das öffentliche Anfrageformular ist insbesondere für BürgerInnen, Privatpersonen und andere Interessierte vorgesehen, die keinen eigenen Zugang zum System besitzen.
Ja. Optional kann eine Freigabefunktion aktiviert werden. Berechtigte Mitarbeitende können den Freigabestatus einer Buchung setzen, sodass für die beteiligten NutzerInnen transparent erkennbar ist, ob die Buchung bereits geprüft und freigegeben wurde.
Das System prüft bei der Eingabe, ob der gewünschte Raum im angegebenen Zeitraum bereits belegt ist. Feste Buchungen können dadurch nicht versehentlich doppelt vergeben werden. Bei optionalen Belegungen erfolgt eine entsprechende Warnung und Kennzeichnung.
Ja. Neben Einzelbuchungen lassen sich regelmäßige Terminserien und freie Terminlisten anlegen. Ausnahmen, abweichende Uhrzeiten und zusätzliche Informationen zu einzelnen Terminen können ebenfalls berücksichtigt werden.
Über die Web-Freiraumsuche und öffentliche Belegungspläne können Interessierte prüfen, welche Räume im gewünschten Zeitraum verfügbar sind. Anschließend lässt sich eine Anfrage über ein mehrsprachiges Onlineformular übermitteln. Die erfassten Angaben können von der Verwaltung direkt in eine Buchung oder einen Veranstaltungsvorgang übernommen werden.
Ja. Für Räume, Ressourcen, Belegungspläne und Veranstaltungen können eigene Portalseiten erzeugt und per Link oder Einbindung in die bestehende Website integriert werden. Das Erscheinungsbild lässt sich über CSS an das Corporate Design der Stadt oder Gemeinde anpassen.
Ja. Für Räume und Ressourcen lassen sich verschiedene Preise, Pauschalen, Nebenkosten und Preisvarianten hinterlegen - beispielsweise unterschiedliche Tarife für Vereine, Privatpersonen, gewerbliche Nutzungen oder ortsansässige und auswärtige Gruppen.
Mit dem optionalen Faktura-Modul erstellen Sie Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen, Gebührenbescheide, Gutschriften und Mahnungen direkt aus den hinterlegten Buchungsdaten. Eigene Dokumentvorlagen können verwendet und automatisch mit den jeweiligen Angaben befüllt werden.
Ja. Buchungs-, Rechnungs- und Abrechnungsdaten können unter anderem für die Weiterverarbeitung in DATEV®, Infoma®, SAP® oder weiteren Finanzbuchhaltungssystemen exportiert werden. Die benötigten Abläufe und Ausgabeformate werden passend zur eingesetzten Lösung abgestimmt.
Mit der optionalen Schlüsselverwaltung dokumentieren Sie die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, Transpondern oder Zugangskarten. Die Vergabe kann vorhandenen Buchungen, Adressen und NutzerInnen zugeordnet und auf Wunsch direkt am Bildschirm oder Tablet quittiert werden.
Ja. Zusätzlich zu Räumen können beispielsweise Bestuhlung, Veranstaltungstechnik, Küchenausstattung oder anderes Inventar verwaltet und Buchungen zugeordnet werden. Für inventarisierte Gegenstände lassen sich darüber hinaus mit der optionalen Inventarverwaltung unter anderem Lagerorte, Seriennummern, Zustände und Prüfintervalle hinterlegen.
Aufgaben wie Aufbau, Abbau, Reinigung, Bestuhlung oder technische Betreuung können direkt einer Buchung zugeordnet werden. Erinnerungen, Statusangaben, Zeitabläufe und Einsatzpläne unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Hausmeisterdienst und externen Dienstleistenden.
Ja. Mit den Statistik- und Exportfunktionen lassen sich beispielsweise Raumauslastungen, Nutzungsarten, Anlässe und Buchungszeiträume auswerten. Die Daten können für interne Berichte, Gremienvorlagen oder weitere Auswertungen exportiert werden.
Ja. Tagespläne und aktuelle Raumbelegungen lassen sich auf Infobildschirmen, Tablets oder digitalen Türschildern anzeigen. Damit können BesucherInnen beispielsweise in Bürgerhäusern, Rathäusern oder Veranstaltungsstätten schnell den richtigen Raum finden.
Ja. Die Online-Raumverwaltung wird vollständig über den Webbrowser bedient. Es ist keine Installation auf den Arbeitsplätzen der Verwaltung oder bei den beteiligten Vereinen erforderlich. Der Zugriff ist - abhängig von den vergebenen Berechtigungen - mit PC, Tablet oder Smartphone möglich.
Ja. Säle, Gruppenräume, Küchen, Außenbereiche sowie Ressourcen wie Bestuhlung, Veranstaltungstechnik oder Geschirr können zentral verwaltet und einer Buchung zugeordnet werden. Auch zusammengehörende oder sich gegenseitig blockierende Räume lassen sich berücksichtigen.
Ja. Vereine und andere regelmäßig nutzende Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten und ihre Termine - abhängig von den Berechtigungen - selbst eintragen. BürgerInnen und gelegentliche NutzerInnen stellen ihre Buchungswünsche ohne Zugangskonto über das öffentliche Anfrageformular
Ja. Mit den optionalen Erweiterungen lassen sich Angebote, Mietverträge, Gebührenbescheide und Rechnungen erstellen. Auch Kautionen, Zusatzleistungen sowie die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln oder Transpondern können dokumentiert werden.
Ja. Wiederkehrende Trainingszeiten lassen sich als Terminserien anlegen, während Turniere, Schulveranstaltungen oder andere Einzeltermine separat eingetragen werden. Ausnahmen und abweichende Zeiten können innerhalb der Serien berücksichtigt werden.
Ja. Eine Sporthalle kann gemeinsam mit ihren Hallenteilen abgebildet werden. Abhängigkeiten und Blockierungen verhindern, dass beispielsweise die gesamte Halle und ein einzelnes Hallendrittel versehentlich gleichzeitig vergeben werden.
Ja. Berechtigte Vereine oder Vereinsvorstände können eigene Zugangskonten erhalten und Buchungswünsche oder konkrete Belegungen selbst eintragen. Optional kann eine Freigabefunktion aktiviert werden, sodass die Verwaltung eingetragene Hallenzeiten zusätzlich prüfen und freigeben kann.
