Online-Raumverwaltung - Funktionsumfang
Einfach Räume verwalten, Veranstaltungen abrechnen
Ressourcen vermieten und Anfragen erfassen.   Mit umfangreichen, nützlichen Funktionen! 

Buchungsadministration: 3 verschiedene Buchungstypen: Einzelbuchungen, zyklische Terminserien bzw. Serienbuchungen (mit verschiedenen Serientypen ähnlich Outlook® für wiederkehrende Buchungen, inkl. Angabe von Ausnahmen) und freie Listen (Angabe von beliebig vielen einzelnen Tagen, an denen ein Raum belegt ist) Veranstaltungsadminstration: Mehrere durchgehende oder einzelne Tage anlegbar (pro Tag verschiedene Ressourcen etc. möglich)

Infotext-Angabe pro Termin einer Serie (z. B. für die Angabe von Personen, Abweichungen etc.)

Versehentliche Doppelbelegungen sind bei festen Buchungen oder Veranstaltungen ausgeschlossen. Bei optionalen Buchungen erfolgt eine Warnung und Kennzeichnung (Überlappungswarnung)

Freigabe-Funktion (ähnlich Workflow-Funktionalität). Ein Benutzer kann, rein zur Information der anderen Nutzer, den Status 'Ist freigegeben' setzen.

Archiv-Funktion (automatisch) z.B. zur Dokumentation

E-Mail-Bestätigung (Mailunterstützung) nach Buchungsvorgängen (neuer Eintrag, Änderung, Löschung) an alle eingetragenen Verwalter, inkl. Auflistung sämtlicher Änderungen

Eingabe einer Teilnehmerliste (Teilnehmerverwaltung) inkl. E-Mail-, Druck- und Export-Funktion inkl. Formular zur Teilnahme an hinterlegte Raumbuchungen

Umfangreiche Eingabemöglichkeiten pro Raumbuchung bzw. Veranstaltung (mehrere Räume, Veranstaltungsart, mitgebuchte Ressourcen wie Technik, Bewirtung, Catering, Extras, externe Dienstleistungen. Personalkosten, Anmerkungen, Links, Verkostungspauschalen u.v.m.)

Buchung von zusammenhängenden Räumen und gteilten Räumen (Workshop)

Angaben zu den Gefährdungen (MVStättV, VStättVO, Gefährdungsbeurteilung §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz und Sonderbauverordnung SBauVO) und allgemeine Gefährdungseinstuffung

Detaillierte Zeitablaufangabe, z.B. Abbau, Aufbau, Pause

Veranstaltungsplaner mit Angebot-Rechnungserstellung, Gebührenbescheide (siehe Faktura)

Variable Taktung bzw. kleinster Zeitraum zwischen zwei Buchungen/Veranstaltungen wählbar (1, 5, 10 und 15 Minuten)

Hinzu klappbarer Minikalender zur schnellen Datumeingabe

Ausführliches Logfile für jeden Buchungsvorgang

Online-Report per E-Mail versendbar, z.B. an Küche oder Haustechnik inkl. .ics-Datei und Termineinladung

Ausdruck von z.B. fertigen ausgefüllten Mietverträgen und Abrechnungsformularen (Systemvorlage oder eigene Vorlagen und Formulare möglich z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

Import von Buchungen per .csv-Dateien

Export der Buchungen im XLS-, XML-, CSV-/Text-Format, Google® CSV und nach Lexware®. Via XLS in SAP importierbar.

Übersichtlicher Raumbelegungsplan (Belegungsübersicht) mit allen gebuchten Räumen und ausführlichen Info-PopUps. Jeder Raum wird mit einer eigenen Farbe dargestellt. Extra Stundenübersichts-PopUp und Druckansicht

5 Ansichten einstellbar: Kalenderansicht, Tag-Raum-Darstellung mit jeweils einer Tagesansicht, Raum-Belegungsdiagramm-Ansicht (Gantt-Diagramm), einfache Listendarstellung, sowie Jahresübersicht der Belegungen

Drag & Drop ("Anfassen und Veschieben") für Einzelbuchungen

Ausführliche Wochenpläne für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern inkl. Putzplan, Bewirtungsplan, Ausstattungsplan und Küchenplan

Ticker-Ansicht für Info-Terminals oder Bildschirme, z.B. in Foyers oder der Webseite inkl. Ausgabe als JPG/PNG-Grafik und RSS Foto-Feed z.B. für digitale Türschilder mit W-Lan (oder digitale Bilderrahmen als preiswerte Alternative). Exportmöglichkeit in JSON-Format

Tickermail mit allen Buchungen und Veranstaltungen am aktuellen Tag

Erinnerungsmail an Buchungen/Veranstaltungen mit einstellbarer Vorlaufzeit (z.B. 1 Stunde).

Textinfos für jeden Tag direkt im Kalender hinterlegbar, z.B. Infos zum Dienstplan, Urlaub von Mitarbeitern, Reparaturarbeiten oder durch Import von Ferienterminen oder speziellen, branchenüblichen Termine via iCal-Kalenderdateien

Anzeige von einem externen iCal-Kalender (z.B. Google Calendar) innerhalb der Belegungspläne (nicht in der kostenlosen Version!)

Webkalender: Einfache Möglichkeit zur Darstellung der Buchungen und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite Link / PopUp. Inkl. HTML-Vorlage zum einfachen Kopieren per Copy & Paste. Mit Passwortschutz versehbar

Anzeige von Feiertagen (Deutschland, Österreich, Schweiz)

Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten/Parameter, z.B. Wochenbeginn am Sonntag/Montag, Zeitraum der Tagesansicht

iCal-Daten URL (.ics-Datei) für z.B. Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® (auch als JSON- oder XML-Daten für eigene Anwendungen verfügbar)

iCal-Import (.ics-Dateien) und CSV-/Text-Import (.csv-Dateien), z.B. aus Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365® oder Mozilla-Thunderbird®. Per Datei-Upload oder URL.

Alle Raumressourcen (z.B. Räume, Hallen, Besprechungszimmer oder Schulungsräume) können online verwaltet werden und individuell Räumen zugeordnet werden

Teilbare Räume können in Abhängigkeit mit Teilräumen gesetzt werden (z. B. bei Hallenvermietung).

Hinterlegung von Ressourcen-Paketvorlagen für eine schnelle Abwicklung von wiederkehrenden Veranstaltungsvorgängen mit gleichen Ressourcen-Buchungen bzw. Buchung von vorgefertigten Szenarien

Druck und PDF-Ausgabe einer Türschild-Agenda, Checklisten, Bewirtungsplänen u.v.m.

Ermittlung der prozentualen Raumauslastung pro Monat

Mitarbeiterplanung - wann ist welcher Mitarbeiter mit welchem Dienst verfügbar, wann ist sein Einsatz bei einer Buchung/Vorgang geplant und Statistik (wird auf Wunsch weiter ausgebaut)

Statistiken über die Verwendung von Räumen nach Art und Anlass (Raumnutzungsstatistiken) oder Kategorien

Sammel-Mailversand an Mieter, Verwalter, Reportempfänger etc. (mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!)

Veranstaltungsarten, Technik-, Catering-, Gebäude- und Etagenlisten können beliebig befüllt werden

Eingabe einer Kostenstelle pro Ressource

Eingabe von Uhrzeiten und Wochentagen an denen Räume nicht zur Verfügung stehen

Debitorenverwaltung (Faktura) und Rechnungsarchiv: Anlegen von 1. bis 3. Mahnungen bzw. Mahnstufen, Vorkasserechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Bezahlt-Infos, Sollstellung nach NKF, NKRS und NKR (verwaltungsinterne Leistungsverrechnung VILV), Lieferscheine, Gebührenbescheide

Ausdruck von fertig ausgefüllten Mietverträgen und Formularen durch eigene Word RTF-Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Gebührenbescheide, Mietverträge etc. oder Individuelle Druckanpassungen für Formulare auf Wunsch (z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

Stammdateneingabe unter Berücksichtigung § 14 UStG. (gesetzliche Rechnungsbestandteile)

Eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos

Normalpreis + Nebenkosten + Fixkosten + Grundmiete + beliebig viele Preisvariationen (Preismatrix / Gebührenordnung) + Übernachtungspauschale für Räume anlegbar

Automatische Preisermittlung anhand der hinterlegbaren Zeiteinheiten (pauschal, 1Min., 5Min., 15Min., ...) und des Start- / Enddatums

Automatische Ausgabe des letzten Datums zur kostenfreien Stornierung

Angabe einer Anruferinnerung

Beliebig viele Mehrwertsteuersätze inkl. Steuerkennzeichen anlegbar

Verschiedene Währungen wählbar (z. B. Euro, Schweizer Franken, Dollar, Pfund)

Umsatzanalyse mit zahlreichen Filtermöglichkeiten (Veranstaltung-Administration) z. B. zur Bestimmung des Forcast etc.

Individuelle oder abweichende Preise für Ressourcen sind je Vorgang anlegbar

Verschiedene Rabattierungen und Rabattvorgaben möglich: Kundenrabatt, multiplative Rabatte für einzelne Vorgänge und Rabatte pro Resource (z. B. 20 % auf Bewirtung)

'Sonstige Positionen' für beliebige Eintragungen auf einer Rechnung inkl. Angabe von Leistungszeitraum und Ressourcen

Druck, Export und direkter Mailversand von Rechnungen, Angeboten etc. als PDF, RTF, Word®-Datei und ZUGFeRD-Format

Eingabe und Export von beliebig vielen Vorauszahlungen (Abschlagszahlungen / Banktransaktionen)

Umfangreiche Stammdaten-Angabe möglich (u.a. Rechnungsadresse, Fakturadaten, Logo, Verknüpfungen zu anderen Adressen)

Beliebig viele Adressen

Erfassung von externen Mietanfragen mit einem fertigen, mehrsprachigen und responsiven Webformular für Ihre Webseite (individuell konfigurierbar, Anfragen auch via Kundennummer möglich)

Serienbrief-Export im RTF-Word Format

Archiv-Funktion (z.B. zur Dokumentation)

Mieterdaten bleiben gespeichert und können jederzeit wieder verwendet werden

Automatische Kundennummer-Generierung

Export im vCard, XML, CSV, Excel® und Lexware®-Format möglich.

Import im CSV-/Text-Format, z.B. aus Outlook® oder Excel® generierte Adressen

4 verschiedene Adressgruppen möglich (Mieter, Teilnehmer, Veranstalter, Sonstige) und beliebig viele Kategorien

Maximal Anzahl Personen je nach Bestuhlungsvariante hinterlegbar.

Direktes Erzeugen von PDFs, Word® und RTF-Dateien (Platzhalter verwendbar)

Benutzerverwaltung inkl. Rechtevergabe und externen Registrierungsformular für neue Nutzer

Aktivierbare 2-Wege-Authentifizierung bzw. 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) via Google Authenticator®

Eintragung eines eigenen SMTP-Mailservers

QR-Codes für Anfrageformulare und Belegungsplänen von Räumen und Etagen (z. B. als Alternative zu teuren Displays)

Mehrsprachiges Backend und Frontend (z.B. Anfrageformular) durch DeepL® Technologie

Wetter- und Unwetterprognose

Bestandscheck / Verfügbarkeitscheck auf Ressourcen 'Ausstattung' und 'Extras'

Viele Funktionen sind bis auf ein Minimum abschaltbar und konfigurierbar

Uploads und Downloads von Dokumenten wie PDFs oder Word-Dateien für Pläne, Verträge, Gebührenbescheide oder Anleitungen möglich

Dank Zugangsdatenverwaltung beliebig viele Zugänge anlegbar, die Verwaltern zugeordnet werden können

Nur-Lesen-Zugang für Kunden und Mitarbeiter

Sicherer, verschlüsselter Zugang über SSL (https://)

Automatisches und kostenloses Update bei Änderungen und Ergänzungen an der Raumverwaltungstechnik

Kostenloser Support per E-Mail und Telefon innerhalb der Bürozeiten

Mit Java-Script lauffähig auf jedem Browser mit Standard-Einstellungen (Windows, Mac OS, Linux sowie unter anderem Mozilla Firefox®, Microsoft Internet Explorer MSIE®, Opera®, Safari®, Chrome®)

Neben Windows 7, 8 und 10, Mac OS X, auch zu älteren Betriebssystemen wie Windows XP mit Internet Explorer 7 oder 8 kompatibel

Die Raumverwaltung läuft fertig installiert auf dem OMOC.interactive-Server. Sie benötigen daher keinen eigenen Webspace mit MySQL- und PHP-Unterstützung