Online-Raumverwaltung Web-App - Funktionsumfang

Buchungsadministration: 4 verschiedene Buchungstypen: Einzelbuchungen, zyklische Terminserien bzw. Serienbuchungen (mit verschiedenen Serientypen ähnlich Outlook® für wiederkehrende Buchungen, inkl. Angabe von Ausnahmen) und freie Listen (Angabe von beliebig vielen einzelnen Tagen, an denen ein Raum belegt ist mit und ohne verschiedene Uhrzeiten) Veranstaltungsadminstration: Mehrere durchgehende oder einzelne Tage anlegbar (pro Tag verschiedene Ressourcen etc. möglich)

Infotext-Angabe pro Termin einer Serie (z. B. für die Angabe von Personen, Abweichungen etc.)

Versehentliche Doppelbelegungen sind bei festen Buchungen oder Veranstaltungen ausgeschlossen. Bei optionalen Buchungen erfolgt eine Warnung und Kennzeichnung (Überlappungswarnung)

Freigabe-Funktion (ähnlich Workflow-Funktionalität). Ein oder mehrere Benutzer können, rein zur Information der anderen Nutzer, den Status 'Ist freigegeben' setzen

Warteliste für Raumbuchungen die auf "fest" gebucht werden sobald der Raum in dem Zeitraum frei wird.

Bewertungsmöglichkeiten für Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgängen

Bestätigungsmöglichkeit einer Raumbuchung, einstellbar inkl. Erinnerungsmöglichkeit und automatischer Löschung.

Schnellbuchung via Link / QR-Code (für jeden Raum generierbar)

Archiv-Funktion (automatisch) z.B. zur Dokumentation

E-Mail-Bestätigung (Mailunterstützung) nach Buchungsvorgängen (neuer Eintrag, Änderung, Löschung) an alle eingetragenen Verwalter, inkl. Auflistung sämtlicher Änderungen; optionale Archivierung von Antwort-Mails und im Postausgangsordner Ihres Mailpostfaches z. B. Outlook.

Eingabe einer Teilnehmerliste (Teilnehmerverwaltung) inkl. E-Mail-, Druck- und Export-Funktion inkl. Formular zur Teilnahme an hinterlegte Raumbuchungen (auch als Terminvergabe verwendbar)

Umfangreiche Eingabemöglichkeiten pro Raumbuchung bzw. Veranstaltung (mehrere Räume, Veranstaltungsart, mitgebuchte Ressourcen wie Technik, Bewirtung, Catering, Extras, externe Dienstleistungen. Personalkosten, Anmerkungen, Links, Verkostungspauschalen u.v.m.)

Buchung von zusammenhängenden Räumen und geteilten Räumen / Teilräumen

Angaben zu den Gefährdungen (MVStättV, VStättVO, Gefährdungsbeurteilung §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz und Sonderbauverordnung SBauVO) und allgemeine Gefährdungseinstuffung

Detaillierte Zeitablaufangabe, z.B. Abbau, Aufbau, Pause

Veranstaltungsplaner mit Angebot-Rechnungserstellung, Gebührenbescheide (siehe Faktura)

Variable Taktung bzw. kleinster Zeitraum zwischen zwei Buchungen/Veranstaltungen wählbar (1, 5, 10 und 15 Minuten)

Ausführliches Logfile für jeden Buchungsvorgang

Online-Report per E-Mail versendbar, z.B. an Küche oder Haustechnik inkl. .ics-Datei und Termineinladung

Ausdruck, Versand und Archivierung von z.B. fertigen ausgefüllten Mietverträgen und Abrechnungsformularen (Systemvorlage oder eigene Vorlagen und Formulare möglich z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

Import von Buchungen per .csv-Dateien

Export der Buchungen im XLS-, XLSX-, XML-, CSV-/Text-, DBF-Format, Google® CSV und nach Lexware®. Via XLSX in SAP importierbar.

Automatische Generierung einer kleinen Webseite für Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgängen um sie z. B. in sozialen Medien wie Facebook oder Twitter zu teilen, inkl. der Generierung eines QR-Codes.

Debitorenverwaltung (Faktura) und Rechnungsarchiv: Anlegen von 1. bis 3. Mahnungen bzw. Mahnstufen, Vorkasserechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Bezahlt-Infos, Sollstellung nach NKF, NKRS und NKR (verwaltungsinterne Leistungsverrechnung VILV), Lieferscheine, Gebührenbescheide

Ausdruck von fertig ausgefüllten Mietverträgen und Formularen durch eigene Word RTF-Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Gebührenbescheide, Mietverträge etc. oder Individuelle Druckanpassungen für Formulare auf Wunsch (z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

Stammdateneingabe unter Berücksichtigung § 14 UStG. (gesetzliche Rechnungsbestandteile)

Eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos

Normalpreis + Nebenkosten + Fixkosten + Grundmiete + beliebig viele Preisvariationen (Preisvarianten / Preismatrix / Gebührenordnung) + Übernachtungspauschale für Räume anlegbar

Preispauschalen für Anfragen hinterlegbar z.B. Mo.-Do. 4h Raum XYZ 123,-

Automatische Preisermittlung anhand der hinterlegbaren Zeiteinheiten (pauschal, 1Min., 5Min., 15Min., ...) und des Start- / Enddatums, inkl. 'Pauschal ab'-Funktion, Grundmieten-Eingabe

Digitaler Lieferschein, zur direkten Aufnahme des IST-Zustandes auf der Veranstaltung/vor Ort z. B. mit Hilfe eines Tablets, inkl. der Möglichkeit sich den Lieferschein durch den Kunden/Mieter abzeichnen zu lassen.

Automatische Ausgabe des letzten Datums zur kostenfreien Stornierung

Angabe einer Anruferinnerung

Beliebig viele Mehrwertsteuersätze inkl. Steuerkennzeichen anlegbar

Verschiedene Währungen wählbar (z. B. Euro, Schweizer Franken, Dollar, Pfund)

Umsatzanalyse mit zahlreichen Filtermöglichkeiten (Veranstaltung-Administration) z. B. zur Bestimmung des Forcast etc.

Individuelle oder abweichende Preise für Ressourcen sind je Vorgang anlegbar

Verschiedene Rabattierungen und Rabattvorgaben möglich: Kundenrabatt, multiplative Rabatte für einzelne Vorgänge und Rabatte pro Resource (z. B. 20 % auf Bewirtung)

Serien-Termingenerator für wiederkehrende Termine die einzeln bepreist werden müssen.

Positionstypen für beliebige Eintragungen auf einer Rechnung inkl. Angabe von Leistungszeitraum und Ressourcen, für die Erfassung von Kautionen oder einfach nur für das Einfügen von Informationszeilen

Druck, Export und direkter Mailversand von Rechnungen, Angeboten etc. als PDF (Signierung möglich), RTF, Word®-Datei und XRechnung / ZUGFeRD-Format inkl. Validator (EN 16931)

Eingabe und Export von beliebig vielen Vorauszahlungen (Abschlagszahlungen / Banktransaktionen)

Übersichtlicher Raumbelegungsplan (Belegungsübersicht) mit allen gebuchten Räumen und ausführlichen Info-PopUps. Jeder Raum wird mit einer eigenen Farbe dargestellt. Extra Stundenübersichts-PopUp und Druckansicht

Zahlreiche Ansichten einstellbar (siehe Screenshots) : Kalenderansichten, Tag-Raum-Ansichten, Raum-Tag-Ansichten, Tagesansichten, Raum-Belegungsdiagramm-Ansicht (Gantt-Diagramm), einfache Listendarstellung, sowie Jahresübersicht der Belegungen (ca. 45 verschiedene Ansichten)

Drag & Drop ("Anfassen und Verschieben") für Einzeltermine um sie im Belegungsplan direkt zu kopieren oder zu verschieben

Ausführliche Wochenpläne für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern inkl. Putzplan, Bewirtungsplan, Ausstattungsplan und Küchenplan

Pflegbare Schlüsselliste (Schlüsselverwaltung) für die Quittierung (Unterschriften-Pad möglich) der Ausgabe und Rückgabe als Druckausgabe in den Tagesplänen. Komfortable Schlüsselvergabe bzw. Schlüsselmanagement mit Signatur via Bildschirm/Tablet (einfache elektronische Signatur)

Pflegbare Besucherliste (Funktion der Schlüsselverwaltung) für die Quittierung (Unterschriften-Pad möglich) der Anreise und Abreise. Komfortable Besucherverwaltung mit Signatur via Bildschirm/Tablet (einfache elektronische Signatur) und Besucherausweise-Druck

Belegungsplan-Ansichtengenerierung für Infobildschirme / Infodisplays ("Digital Signage") oder Raumdisplays als Wegleitsystem

Ticker-Ansicht für Info-Terminals oder Bildschirme, z.B. in Foyers oder der Webseite inkl. Ausgabe als JPG/PNG-Grafik und RSS Foto-Feed z.B. für digitale Türschilder/Tablets mit W-Lan. Exportmöglichkeit in JSON-Format

Tickermail mit allen Buchungen und Veranstaltungen am aktuellen Tag

Erinnerungsmails an Buchungen/Veranstaltungen mit einstellbarer Vorlaufzeit (z.B. 1 Stunde) und Nachlaufzeit (für die Erinnerung nach der Beendigung)

Bewertungsmöglichkeit für Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgängen via Link in Erinnerungsmail nach Ablauf.

Textinfos für jeden Tag direkt im Kalender hinterlegbar, z.B. Infos zum Dienstplan, Urlaub von Mitarbeitern, Reparaturarbeiten oder durch Import von Ferienterminen oder speziellen, branchenüblichen Termine via iCal-Kalenderdateien

Anzeige von einem externen iCal-Kalender (z.B. Google Calendar) innerhalb der Belegungspläne (nicht in der Basic-Version!)

Webkalender: Einfache Möglichkeit zur Darstellung der Buchungen und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite Link / PopUp. Inkl. HTML-Vorlage zum einfachen Kopieren per Copy & Paste. Mit Passwortschutz versehbar

Anzeige von Feiertagen (Deutschland, Österreich, Schweiz)

Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten/Parameter, z.B. Wochenbeginn am Sonntag/Montag, Zeitraum der Tagesansicht

iCal-Daten URL (.ics-Datei) für z.B. Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Lotus Notes, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® (auch als JSON- oder XML-Daten für eigene Anwendungen verfügbar)

iCal-Import (.ics-Dateien) und CSV-/Text-Import (.csv-Dateien), z.B. aus Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365®, Lotus Notes oder Mozilla-Thunderbird®. Per Datei-Upload oder URL.

Für die Steuerung von Heizungssystemen via iCal z. B. dem Schaltmodul der Fa. Wiesemann & Theis in Verbindung mit der Web-IO Software, lassen sich diverse Parameter wie z.B. Offset (Nachlauf/Vorlauf) einstellen.

Alle Raumressourcen (z.B. Räume, Hallen, Besprechungszimmer oder Schulungsräume) können online verwaltet werden und individuell Räumen zugeordnet werden

Teilbare Räume können in Abhängigkeit mit Teilräumen gesetzt werden (z. B. bei Hallenvermietung).

Hinterlegung von Ressourcen-Paketvorlagen für eine schnelle Abwicklung von wiederkehrenden Veranstaltungsvorgängen mit gleichen Ressourcen-Buchungen bzw. Buchung von vorgefertigten Szenarien

Druck und PDF-Ausgabe einer Türschild-Agenda, Checklisten, Bewirtungsplänen, Übergabeprotokoll u.v.m.

Nachbearbeitungsreport / Übergabeprotokoll z.B. für die Erfassung von Verbräuchen, Teilnehmer-Feedbacks, Schäden und Dokumenten inkl. Unterschrift via Bildschirm (einfache elektronische Signatur)

Ermittlung der prozentualen Raumauslastung pro Monat

Mitarbeiterplanung - wann ist welcher Mitarbeiter mit welchem Dienst verfügbar, wann ist sein Einsatz bei einer Buchung/Vorgang geplant und Statistik (wird auf Wunsch weiter ausgebaut)

Statistiken über die Verwendung von Räumen nach Nutzungsart und Anlass (Raumnutzungsstatistiken) oder Kategorien

Optionaler Empfang und Archivierung von Antwort-Mails

Sammel-Mailversand an Mieter, Verwalter, Reportempfänger etc. (mit der Basic-Version nicht nutzbar!)

Veranstaltungsarten, Technik-, Catering-, Gebäude- und Etagenlisten können beliebig befüllt werden

Mengenverwaltete und seriennummernverwaltete Artikel inkl. Eingabe von Lagerorten, Status, Finanzierungsarten, Prüfintervallen, Schnelleingabe (z. B. für Barcodeleser) und Erinnerungsmailer nächste Technikprüfung und Wartungsplan-Export

Eingabe von Kostenstellen pro Ressource

Automatische Generierung einer XML-Sitemap für Suchmaschinen über Räume, dem Anfrageformular, der Webfreiraumsuche und dem Belegungsplan, sofern gewünscht.

Automatische Generierung von kleinen Webseiten / eines Portales für Räume und Ressourcen, Raumbuchungen und Veranstaltungen inkl. Link zum Anfrageformular, inkl. der Generierung eines QR-Codes, inkl. automatischen Sitemaps für die Suchmaschinen-Indexierung

Sperrzeiten bzw. Rüstzeiten allgemein und für einzelne Räume, Bestuhlungen und Ressourcen hinterlegbar

Eingabe von Uhrzeiten und Wochentagen an denen Räume nicht zur Verfügung stehen (individuelle Öffnungszeiten)

Umfangreiche Stammdaten-Angabe möglich (u.a. Rechnungsadresse, Fakturadaten, Logo, Verknüpfungen zu anderen Adressen, Adresslisten), LDAP-Anbindung möglich

Erfassung von Mitgliedsorganisationen und rudimentären Mitgliedsdaten. Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen über die Abonnement-Verwaltung.

Abonnement-Verwaltung - automatische Abrechnungen bzw. regelmäßige Rechnungen mit verschiedenen Parametern pro Adresse hinterlegbar mit automatischen Versand

Erfassung von externen Mietanfragen mit einem fertigen, mehrsprachigen, genderneutralem und responsiven Webformular für Ihre Webseite. Individuell konfigurierbar, Anfragen auch via Kundennummer oder Matrikelnummer möglich, eigene Frageformulierungen möglich.

Erfassung von Direktbuchungen über das Anfrageformular mit automatischer Rechnungsstellung und Mietvertragsversand.

Serienbrief-Export im RTF-Word Format

Archiv-Funktion (z.B. zur Dokumentation)

Automatische Kundennummer-Generierung

Export im vCard, XML, CSV, Excel® und Lexware®-Format möglich.

Import im CSV-/Text-Format, z.B. aus Outlook® oder Excel® generierte Adressen

Feste Adressgruppen (z.B. Mieter, Teilnehmer, Veranstalter, Referent/Trainer, Sonstige) und beliebig viele Kategorien und Adresslisten möglich

Maximal Anzahl Personen je nach Bestuhlungsvariante hinterlegbar.

Direktes Erzeugen von PDFs (Signierung möglich), Word® und RTF-Dateien (Platzhalter verwendbar)

Zugangskontenverwaltung inkl. Rollen-Vergabe, umfangreichen Einschränkungsmöglichkeiten, Kontengruppen und externen Registrierungsformular für neue Zugangskonten für Benutzer und Benutzerinnen der Online-Raumverwaltung

LDAP-Anbindung für Zugangskontenverwaltung

REST API (Schnittstelle) für Raumbuchungen und Adressen

WebDAV (Schnittstelle) für Dokumente (derzeitige Unterstützung: Nextcloud, ownCloud, pCloud, weitere auf Anfrage)!

Aktivierbare 2-Wege-Authentifizierung bzw. 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) via Google Authenticator®.

Eintragung eines eigenen SMTP und IMAP-Mailservers inkl. Ablage der versendeten E-Mails in dem Postausgangsordner.

QR-Codes für Anfrageformulare und Belegungsplänen von Räumen und Etagen (z. B. als Alternative zu teuren Displays)

Mehrsprachiges Backend und Frontend (z.B. Anfrageformular)

Hinterlegung von eigenem CSS- und JS-Code und/oder Auswahl eines Themes

Wetter- und Unwetterprognose

Bestandscheck / Verfügbarkeitscheck auf Ressourcen 'Ausstattung' und 'Extras'

Viele Funktionen sind bis auf ein Minimum, selbstständig und ohne weitere Kosten, abschaltbar und mit fast 500 Einstellungsmöglichkeiten konfigurierbar.

Uploads und Downloads von Dokumenten wie PDFs (Signierung möglich) oder Word-Dateien für Pläne, Verträge, Gebührenbescheide oder Anleitungen möglich

Dank Zugangsdatenverwaltung beliebig viele Zugänge anlegbar, die Personen zugeordnet werden können

Nur-Lesen-Zugang für Kunden und Mitarbeiter

Sicherer, verschlüsselter Zugang über SSL (https://)

Automatisches und kostenloses Update bei Änderungen und Ergänzungen an der Raumverwaltungstechnik

Kostenloser Support per E-Mail und Telefon innerhalb der Bürozeiten

Mit Java-Script lauffähig auf jedem Browser mit Standard-Einstellungen (Windows, Mac OS, Linux sowie unter anderem Mozilla Firefox®, Microsoft Internet Explorer MSIE®, Opera®, Safari®, Chrome®)

Neben Windows 7, 8 und 10, Mac OS X, auch zu älteren Betriebssystemen wie Windows XP mit Internet Explorer 7 oder 8 kompatibel

Die Raumverwaltung läuft zentral installiert auf OMOC.interactive-Servern bei einem größeren, deutschen Provider (nähere Details auf Anfrage im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag). Backups, Wartung und Updates sind im Preis mit inbegriffen.

CSV (Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365®, Lotus Notes oder Mozilla-Thunderbird®), XML, iCAL, LDAP, weitere auf Anfrage möglich!

iCAL, LDAP, DATEV®, XLS-, XLSX-, XML-, CSV-/Text-, DBF, Google® CSV, Lexware®, SAP via XLSX, RTF, vCard, IMAP, weitere auf Anfrage möglich!