Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltungssoftware, 100% browserbasiert SaaS: Die einfache Raumverwaltung inkl. Veranstaltungsabrechnung und Ressourcenverwaltung ab 0 Euro! Für Ihre Bedürfnisse individuell anpassbar - per Mausklick!
Planen und fakturieren, buchen und verwalten - alles online! Mehrsprachig!
Die cloudbasierte Online-Raumverwaltung integriert zwei verschiedene Systeme, welche unabhängig voneinander aktiviert und deaktiviert werden können. So benutzen Sie nur diejenige Variante, die für Ihre tägliche Arbeit sinnvoll ist und Ihre Bedürfnisse für die Verwaltung Ihrer Räume am besten erfüllt. Beide Varianten bieten das Online Anfrage-Formular (mehrsprachig) und den Belegungsplan für die Integration in ihre Webseite.
1. Variante – Veranstaltungsadministration inkl. Faktura (Abrechnung)
Hiermit können Sie einzelne Veranstaltungen oder komplexe Vermietungen z.B. mit Übernachtungen in Ihren Räumen und Gebäuden komplett organisieren und abrechnen. Sie hinterlegen Basisdaten und einzelne Raumpositionen, die zur Disposition/Abrechnung stehen. Dazu können pro Position beliebig viele Angaben zur technischen Ausstattung, zum Catering, zu externen Dienstleistungen, Personalkosten oder den Extras (z.B. 100 x Frühstück, 2 x Beamer) angeben und je Position vom Normalpreis abweichende Preise vergeben werden. Per Klick erstellen Sie aus den Angaben ein Angebot oder eine Rechnung bzw. einen Gebührenbescheid, verwalten Mahnungen und Stornierungen (Debitorenverwaltung/Faktura), deren Vorlagen Sie selber erstellen und hinterlegen können. Ein Doppelbelegungscheck verhindert Überschneidungen. Diese Variante ist mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!
2. Variante – Einfache Raumbuchungsadministration
Die Raumbuchung-Funktionalität dieser Softwarevariante dient der einfachen und schnellen Verwaltung von Räumen und deren Belegung inkl. Wartelisten. Dieser Online-Raumbelegungsplan ersetzt Ihre sonst üblichen Excel®-Tabellen und Zettelwirtschaft per Mausklick. Sie können sowohl Einzel- und zyklische Serientermine als auch Termine anhand einer freien Liste angeben. Zusätzlich lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. technische Ausstattung, Extras, Catering, externe Dienstleistungen, Personalkosten) für alle in einer Raumbuchung angegebenen Räume gemeinsam hinterlegen. Ein Doppelbelegungscheck verhindert auch hier Überschneidungen. Eine Angabe von externen Mietern ist optional aktivierbar, so wie eine zwingende Bestätigung.
Durch einen Export, unter anderem nach Lexware®, lassen sich die Raumbuchungen in eine externe Finanzbuchhaltung übertragen und dort entsprechend buchen. Für Verwaltungszwecke stehen fertige oder eigene Formular zur Verfügung, ebenso eine einfache Teilnehmerverwaltung inkl. Export-, Druck- und E-Mail-Funktion. Selbstverständlich ist der Versand von Termineinladungen.
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Funktionsüberblick
Umfangreiche Features und hinzuschaltbare Optionen bilden ein komplettes on-Demand-Paket, das keine Wünsche offen lässt.
Da eine Installation von Software oder Hardware nicht nötig ist, stehen Ihnen die mehrsprachige, internetbasierte Raumverwaltung und der Veranstaltungsplaner sofort nach Bestellung zur Verfügung. Das bedeutet für sie: Branchensoftware ohne zusätzliche Kosten, ohne zusätzliche technikversierte Mitarbeiter.
Maßgeschneidert: Sie haben Anregungen zur Verbesserung oder vermissen die eine oder andere Funktion? Die Buchungssoftware wird durch Kundenfeedbacks permanent erweitert und verbessert: Support!
Buchungen
Buchungsadministration: 4 verschiedene Buchungstypen: Einzelbuchungen, zyklische Terminserien bzw. Serienbuchungen (mit verschiedenen Serientypen ähnlich Outlook® für wiederkehrende Buchungen, inkl. Angabe von Ausnahmen) und freie Listen (Angabe von beliebig vielen einzelnen Tagen, an denen ein Raum belegt ist mit und ohne verschiedene Uhrzeiten) Veranstaltungsadminstration: Mehrere durchgehende oder einzelne Tage anlegbar (pro Tag verschiedene Ressourcen etc. möglich)
Infotext-Angabe pro Termin einer Serie (z. B. für die Angabe von Personen, Abweichungen etc.)
Versehentliche Doppelbelegungen sind bei festen Buchungen oder Veranstaltungen ausgeschlossen. Bei optionalen Buchungen erfolgt eine Warnung und Kennzeichnung (Überlappungswarnung)
Freigabe-Funktion (ähnlich Workflow-Funktionalität). Ein Benutzer kann, rein zur Information der anderen Nutzer, den Status 'Ist freigegeben' setzen.
Warteliste für Raumbuchungen die auf "fest" gebucht werden sobald der Raum in dem Zeitraum frei wird.
Bestätigungsmöglichkeit einer Raumbuchung, einstellbar inkl. Erinnerungsmöglichkeit und automatischer Löschung.
Archiv-Funktion (automatisch) z.B. zur Dokumentation
E-Mail-Bestätigung (Mailunterstützung) nach Buchungsvorgängen (neuer Eintrag, Änderung, Löschung) an alle eingetragenen Verwalter, inkl. Auflistung sämtlicher Änderungen; optionale Archivierung von Antwort-Mails
Eingabe einer Teilnehmerliste (Teilnehmerverwaltung) inkl. E-Mail-, Druck- und Export-Funktion inkl. Formular zur Teilnahme an hinterlegte Raumbuchungen
Umfangreiche Eingabemöglichkeiten pro Raumbuchung bzw. Veranstaltung (mehrere Räume, Veranstaltungsart, mitgebuchte Ressourcen wie Technik, Bewirtung, Catering, Extras, externe Dienstleistungen. Personalkosten, Anmerkungen, Links, Verkostungspauschalen u.v.m.)
Buchung von zusammenhängenden Räumen und geteilten Räumen / Teilräumen
Angaben zu den Gefährdungen (MVStättV, VStättVO, Gefährdungsbeurteilung §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz und Sonderbauverordnung SBauVO) und allgemeine Gefährdungseinstuffung
Detaillierte Zeitablaufangabe, z.B. Abbau, Aufbau, Pause
Veranstaltungsplaner mit Angebot-Rechnungserstellung, Gebührenbescheide (siehe Faktura)
Variable Taktung bzw. kleinster Zeitraum zwischen zwei Buchungen/Veranstaltungen wählbar (1, 5, 10 und 15 Minuten)
Ausführliches Logfile für jeden Buchungsvorgang
Online-Report per E-Mail versendbar, z.B. an Küche oder Haustechnik inkl. .ics-Datei und Termineinladung
Ausdruck, Versand und Archivierung von z.B. fertigen ausgefüllten Mietverträgen und Abrechnungsformularen (Systemvorlage oder eigene Vorlagen und Formulare möglich z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")
Import von Buchungen per .csv-Dateien
Export der Buchungen im XLS-, XML-, CSV-/Text-Format, Google® CSV und nach Lexware®. Via XLS in SAP importierbar.
- ... und viele weitere Funktionen!
Kalender und Ansichten
Übersichtlicher Raumbelegungsplan (Belegungsübersicht) mit allen gebuchten Räumen und ausführlichen Info-PopUps. Jeder Raum wird mit einer eigenen Farbe dargestellt. Extra Stundenübersichts-PopUp und Druckansicht
Zahlreiche Ansichten einstellbar: Kalenderansicht, Tag-Raum-Darstellung mit jeweils einer Tagesansicht, Raum-Belegungsdiagramm-Ansicht (Gantt-Diagramm), einfache Listendarstellung, sowie Jahresübersicht der Belegungen
Drag & Drop ("Anfassen und Veschieben") für Einzelbuchungen
Ausführliche Wochenpläne für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern inkl. Putzplan, Bewirtungsplan, Ausstattungsplan und Küchenplan
Ticker-Ansicht für Info-Terminals oder Bildschirme, z.B. in Foyers oder der Webseite inkl. Ausgabe als JPG/PNG-Grafik und RSS Foto-Feed z.B. für digitale Türschilder mit W-Lan (oder digitale Bilderrahmen als preiswerte Alternative). Exportmöglichkeit in JSON-Format
Tickermail mit allen Buchungen und Veranstaltungen am aktuellen Tag
Erinnerungsmail an Buchungen/Veranstaltungen mit einstellbarer Vorlaufzeit (z.B. 1 Stunde).
Textinfos für jeden Tag direkt im Kalender hinterlegbar, z.B. Infos zum Dienstplan, Urlaub von Mitarbeitern, Reparaturarbeiten oder durch Import von Ferienterminen oder speziellen, branchenüblichen Termine via iCal-Kalenderdateien
Anzeige von einem externen iCal-Kalender (z.B. Google Calendar) innerhalb der Belegungspläne (nicht in der kostenlosen Version!)
Webkalender: Einfache Möglichkeit zur Darstellung der Buchungen und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite Link / PopUp. Inkl. HTML-Vorlage zum einfachen Kopieren per Copy & Paste. Mit Passwortschutz versehbar
Anzeige von Feiertagen (Deutschland, Österreich, Schweiz)
Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten/Parameter, z.B. Wochenbeginn am Sonntag/Montag, Zeitraum der Tagesansicht
iCal-Daten URL (.ics-Datei) für z.B. Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Lotus Notes, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® (auch als JSON- oder XML-Daten für eigene Anwendungen verfügbar)
iCal-Import (.ics-Dateien) und CSV-/Text-Import (.csv-Dateien), z.B. aus Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365®, Lotus Notes oder Mozilla-Thunderbird®. Per Datei-Upload oder URL.
- Optionen für Heizungssteuerung
Für die Steuerung von Heizungssystemen via iCal z. B. dem Schaltmodul der Fa. Wiesemann & Theis in Verbindung mit der Web-IO Software, lassen sich diverse Parameter wie z.B. Offset (Nachlauf/Vorlauf) einstellen.
- ... und viele weitere Funktionen!
Verwaltungsfunktionen
Alle Raumressourcen (z.B. Räume, Hallen, Besprechungszimmer oder Schulungsräume) können online verwaltet werden und individuell Räumen zugeordnet werden
Teilbare Räume können in Abhängigkeit mit Teilräumen gesetzt werden (z. B. bei Hallenvermietung).
Hinterlegung von Ressourcen-Paketvorlagen für eine schnelle Abwicklung von wiederkehrenden Veranstaltungsvorgängen mit gleichen Ressourcen-Buchungen bzw. Buchung von vorgefertigten Szenarien
Druck und PDF-Ausgabe einer Türschild-Agenda, Checklisten, Bewirtungsplänen u.v.m.
Ermittlung der prozentualen Raumauslastung pro Monat
Mitarbeiterplanung - wann ist welcher Mitarbeiter mit welchem Dienst verfügbar, wann ist sein Einsatz bei einer Buchung/Vorgang geplant und Statistik (wird auf Wunsch weiter ausgebaut)
Statistiken über die Verwendung von Räumen nach Art und Anlass (Raumnutzungsstatistiken) oder Kategorien
Optionaler Empfang und Archivierung von Antwort-Mails
Sammel-Mailversand an Mieter, Verwalter, Reportempfänger etc. (mit dem kostenlosen 'Free'-Zugang nicht nutzbar!)
Veranstaltungsarten, Technik-, Catering-, Gebäude- und Etagenlisten können beliebig befüllt werden
Eingabe einer Kostenstelle pro Ressource
Eingabe von Uhrzeiten und Wochentagen an denen Räume nicht zur Verfügung stehen
- ... und viele weitere Funktionen!
Faktura (Abrechnung)
Debitorenverwaltung (Faktura) und Rechnungsarchiv: Anlegen von 1. bis 3. Mahnungen bzw. Mahnstufen, Vorkasserechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Bezahlt-Infos, Sollstellung nach NKF, NKRS und NKR (verwaltungsinterne Leistungsverrechnung VILV), Lieferscheine, Gebührenbescheide
Ausdruck von fertig ausgefüllten Mietverträgen und Formularen durch eigene Word RTF-Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Gebührenbescheide, Mietverträge etc. oder Individuelle Druckanpassungen für Formulare auf Wunsch (z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")
Stammdateneingabe unter Berücksichtigung § 14 UStG. (gesetzliche Rechnungsbestandteile)
Eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos
Normalpreis + Nebenkosten + Fixkosten + Grundmiete + beliebig viele Preisvariationen (Preismatrix / Gebührenordnung) + Übernachtungspauschale für Räume anlegbar
Automatische Preisermittlung anhand der hinterlegbaren Zeiteinheiten (pauschal, 1Min., 5Min., 15Min., ...) und des Start- / Enddatums
Automatische Ausgabe des letzten Datums zur kostenfreien Stornierung
Angabe einer Anruferinnerung
Beliebig viele Mehrwertsteuersätze inkl. Steuerkennzeichen anlegbar
Verschiedene Währungen wählbar (z. B. Euro, Schweizer Franken, Dollar, Pfund)
Umsatzanalyse mit zahlreichen Filtermöglichkeiten (Veranstaltung-Administration) z. B. zur Bestimmung des Forcast etc.
Individuelle oder abweichende Preise für Ressourcen sind je Vorgang anlegbar
Verschiedene Rabattierungen und Rabattvorgaben möglich: Kundenrabatt, multiplative Rabatte für einzelne Vorgänge und Rabatte pro Resource (z. B. 20 % auf Bewirtung)
'Sonstige Positionen' für beliebige Eintragungen auf einer Rechnung inkl. Angabe von Leistungszeitraum und Ressourcen
Druck, Export und direkter Mailversand von Rechnungen, Angeboten etc. als PDF, RTF, Word®-Datei und ZUGFeRD-Format
Eingabe und Export von beliebig vielen Vorauszahlungen (Abschlagszahlungen / Banktransaktionen)
- ... und viele weitere Funktionen!
Adressdatenverwaltung und Web-Anfragen
Umfangreiche Stammdaten-Angabe möglich (u.a. Rechnungsadresse, Fakturadaten, Logo, Verknüpfungen zu anderen Adressen)
Erfassung von externen Mietanfragen mit einem fertigen, mehrsprachigen, genderneutralem und responsiven Webformular für Ihre Webseite (individuell konfigurierbar, Anfragen auch via Kundennummer möglich)
Serienbrief-Export im RTF-Word Format
Archiv-Funktion (z.B. zur Dokumentation)
Automatische Kundennummer-Generierung
Export im vCard, XML, CSV, Excel® und Lexware®-Format möglich.
Import im CSV-/Text-Format, z.B. aus Outlook® oder Excel® generierte Adressen
4 verschiedene Adressgruppen möglich (Mieter, Teilnehmer, Veranstalter, Sonstige) und beliebig viele Kategorien
- ... und viele weitere Funktionen!
Sonstiges
Maximal Anzahl Personen je nach Bestuhlungsvariante hinterlegbar.
Direktes Erzeugen von PDFs, Word® und RTF-Dateien (Platzhalter verwendbar)
Benutzerverwaltung inkl. Benutzerrollen, Benutzergruppen und externen Registrierungsformular für neue Benutzer
Aktivierbare 2-Wege-Authentifizierung bzw. 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) via Google Authenticator®. WebAuthn in Arbeit.
Eintragung eines eigenen SMTP-Mailservers
QR-Codes für Anfrageformulare und Belegungsplänen von Räumen und Etagen (z. B. als Alternative zu teuren Displays)
Mehrsprachiges Backend und Frontend (z.B. Anfrageformular)
Wetter- und Unwetterprognose
Bestandscheck / Verfügbarkeitscheck auf Ressourcen 'Ausstattung' und 'Extras'
Viele Funktionen sind bis auf ein Minimum abschaltbar und konfigurierbar
Uploads und Downloads von Dokumenten wie PDFs oder Word-Dateien für Pläne, Verträge, Gebührenbescheide oder Anleitungen möglich
Dank Zugangsdatenverwaltung beliebig viele Zugänge anlegbar, die Personen zugeordnet werden können
Nur-Lesen-Zugang für Kunden und Mitarbeiter
Sicherer, verschlüsselter Zugang über SSL (https://)
Automatisches und kostenloses Update bei Änderungen und Ergänzungen an der Raumverwaltungstechnik
Kostenloser Support per E-Mail und Telefon innerhalb der Bürozeiten
Mit Java-Script lauffähig auf jedem Browser mit Standard-Einstellungen (Windows, Mac OS, Linux sowie unter anderem Mozilla Firefox®, Microsoft Internet Explorer MSIE®, Opera®, Safari®, Chrome®)
Neben Windows 7, 8 und 10, Mac OS X, auch zu älteren Betriebssystemen wie Windows XP mit Internet Explorer 7 oder 8 kompatibel
Die Raumverwaltung läuft zentral installiert auf OMOC.interactive-Servern bei einem größeren, deutschen Provider (nähere Details auf Anfrage im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag). Backups, Wartung und Updates sind im Preis mit inbegriffen.
- ... und viele weitere Funktionen!
Änderungen an den Feature-Zusammenstellungen und Irrtum behält sich OMOC.interactive jederzeit vor.
Jetzt direkt loslegen und mit eigenen Daten testen!
Keywords
Funktionsumfang - planen, buchen, verwalten und abrechnen Mehrsprachig Planen und fakturieren, buchen und verwalten Raumverwaltung Faktura Abrechnung Rechnungen / Gebührenbescheide, Mahnungen, Stornos – alles online! Online Belegungsplan, Raumbelegungsplan, Veranstaltungsabrechnung, Raumverwaltung
