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Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung ab 19 Euro!
Zusammenfassung
Mit der browserbasierten Online-Raumverwaltung von OMOC.interactive verwalten Städte und Gemeinden ihre Räume, Hallen und sonstigen Ressourcen zentral. Vereine und andere berechtigte Gruppen können Buchungswünsche oder - sofern freigeschaltet - konkrete Buchungen selbst im System eintragen. BürgerInnen und sonstige Interessierte stellen ihre Anfragen komfortabel über ein öffentliches Anfrageformular.
Die Online-Raumverwaltung unterstützt Städte und Gemeinden bei der internen Belegungsplanung und bei der Vermietung kommunaler Räume. Verwaltungsmitarbeitende behalten sämtliche Buchungen, Anfragen, Zuständigkeiten und Abrechnungen zentral im Blick.
Vereine, deren Vorstände und andere regelmäßig nutzende Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten. Abhängig von den vergebenen Berechtigungen dürfen sie Buchungswünsche erfassen oder Räume direkt buchen. Eine optionale Freigabefunktion ermöglicht es, Buchungen zusätzlich zu prüfen und ihren Freigabestatus transparent zu dokumentieren.
Für BürgerInnen und weitere externe Interessierte stehen öffentliche Belegungspläne, eine Freiraumsuche und Anfrageformulare zur Verfügung. So lassen sich freie Räume finden und Anfragen stellen, ohne einen Zugang zur internen Verwaltung zu benötigen.
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Fragen zur Unterstützung von Städten und Gemeinden
- Wie lassen sich kommunale Räume und Ressourcen zentral verwalten?
Mit der Online-Raumverwaltung verwalten Sie beispielsweise Bürgerhäuser, Mehrzweckhallen, Vereinsräume, Sportstätten, Sitzungszimmer, Veranstaltungsflächen und deren Ausstattung in einem gemeinsamen System. Belegungen, Sperrzeiten und Zuständigkeiten sind für berechtigte NutzerInnen jederzeit aktuell einsehbar.
- Können verschiedene Ämter und Einrichtungen gemeinsam mit dem System arbeiten?
Ja. Mitarbeitende unterschiedlicher Fachbereiche, Außenstellen oder kommunaler Einrichtungen können eigene Zugangskonten erhalten. Über individuell einstellbare Berechtigungen legen Sie fest, welche Räume, Buchungen und Funktionen jeweils angezeigt oder bearbeitet werden dürfen.
- Können Vereine und andere Gruppen ihre Buchungen selbst eintragen?
Ja. Vereine, Vereinsvorstehende und andere berechtigte Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten. Je nach Konfiguration dürfen sie Buchungswünsche hinterlegen oder verbindliche Buchungen direkt in das System eintragen. Der zulässige Funktionsumfang lässt sich für jedes Zugangskonto individuell einschränken.
- Müssen Vereine ihre Termine lediglich über ein Anfrageformular melden?
Nein. Regelmäßig nutzende und entsprechend berechtigte Gruppen können direkt innerhalb der Online-Raumverwaltung arbeiten. Das öffentliche Anfrageformular ist insbesondere für BürgerInnen, Privatpersonen und andere Interessierte vorgesehen, die keinen eigenen Zugang zum System besitzen.
- Können Buchungen vor der endgültigen Freigabe geprüft werden?
Ja. Optional kann eine Freigabefunktion aktiviert werden. Berechtigte Mitarbeitende können den Freigabestatus einer Buchung setzen, sodass für die beteiligten NutzerInnen transparent erkennbar ist, ob die Buchung bereits geprüft und freigegeben wurde.
- Wie werden versehentliche Doppelbelegungen verhindert?
Das System prüft bei der Eingabe, ob der gewünschte Raum im angegebenen Zeitraum bereits belegt ist. Feste Buchungen können dadurch nicht versehentlich doppelt vergeben werden. Bei optionalen Belegungen erfolgt eine entsprechende Warnung und Kennzeichnung.
- Können wiederkehrende Vereins- und Kurstermine eingetragen werden
Ja. Neben Einzelbuchungen lassen sich regelmäßige Terminserien und freie Terminlisten anlegen. Ausnahmen, abweichende Uhrzeiten und zusätzliche Informationen zu einzelnen Terminen können ebenfalls berücksichtigt werden.
- Wie können BürgerInnen freie Räume finden und eine Anfrage stellen?
Über die Web-Freiraumsuche und öffentliche Belegungspläne können Interessierte prüfen, welche Räume im gewünschten Zeitraum verfügbar sind. Anschließend lässt sich eine Anfrage über ein mehrsprachiges Onlineformular übermitteln. Die erfassten Angaben können von der Verwaltung direkt in eine Buchung oder einen Veranstaltungsvorgang übernommen werden.
- Lassen sich Räume und Veranstaltungen auf der kommunalen Website veröffentlichen?
Ja. Für Räume, Ressourcen, Belegungspläne und Veranstaltungen können eigene Portalseiten erzeugt und per Link oder Einbindung in die bestehende Website integriert werden. Das Erscheinungsbild lässt sich über CSS an das Corporate Design der Stadt oder Gemeinde anpassen.
- Können unterschiedliche Nutzungsentgelte und Gebührensätze hinterlegt werden?
Ja. Für Räume und Ressourcen lassen sich verschiedene Preise, Pauschalen, Nebenkosten und Preisvarianten hinterlegen - beispielsweise unterschiedliche Tarife für Vereine, Privatpersonen, gewerbliche Nutzungen oder ortsansässige und auswärtige Gruppen.
- Können Gebührenbescheide, Verträge und Rechnungen erstellt werden?
Mit dem optionalen Faktura-Modul erstellen Sie Angebote, Mietverträge, Rechnungen, E-Rechnungen, Gebührenbescheide, Gutschriften und Mahnungen direkt aus den hinterlegten Buchungsdaten. Eigene Dokumentvorlagen können verwendet und automatisch mit den jeweiligen Angaben befüllt werden.
- Ist eine Übergabe an die kommunale Finanzbuchhaltung möglich?
Ja. Buchungs-, Rechnungs- und Abrechnungsdaten können unter anderem für die Weiterverarbeitung in DATEV®, Infoma®, SAP® oder weiteren Finanzbuchhaltungssystemen exportiert werden. Die benötigten Abläufe und Ausgabeformate werden passend zur eingesetzten Lösung abgestimmt.
- Können Schlüssel, Transponder und Zugangskarten verwaltet werden?
Mit der optionalen Schlüsselverwaltung dokumentieren Sie die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, Transpondern oder Zugangskarten. Die Vergabe kann vorhandenen Buchungen, Adressen und NutzerInnen zugeordnet und auf Wunsch direkt am Bildschirm oder Tablet quittiert werden.
- Lassen sich Ausstattung und Inventar ebenfalls organisieren?
Ja. Zusätzlich zu Räumen können beispielsweise Bestuhlung, Veranstaltungstechnik, Küchenausstattung oder anderes Inventar verwaltet und Buchungen zugeordnet werden. Für inventarisierte Gegenstände lassen sich unter anderem Lagerorte, Seriennummern, Zustände und Prüfintervalle hinterlegen.
- Können Aufgaben für Hausmeisterdienste und andere Beteiligte geplant werden?
Aufgaben wie Aufbau, Abbau, Reinigung, Bestuhlung oder technische Betreuung können direkt einer Buchung zugeordnet werden. Erinnerungen, Statusangaben, Zeitabläufe und Einsatzpläne unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Hausmeisterdienst und externen Dienstleistenden.
- Gibt es Auswertungen zur Nutzung kommunaler Räume?
Ja. Mit den Statistik- und Exportfunktionen lassen sich beispielsweise Raumauslastungen, Nutzungsarten, Anlässe und Buchungszeiträume auswerten. Die Daten können für interne Berichte, Gremienvorlagen oder weitere Auswertungen exportiert werden.
- Können aktuelle Belegungen auf Informationsbildschirmen dargestellt werden?
Ja. Tagespläne und aktuelle Raumbelegungen lassen sich auf Infobildschirmen, Tablets oder digitalen Türschildern anzeigen. Damit können BesucherInnen beispielsweise in Bürgerhäusern, Rathäusern oder Veranstaltungsstätten schnell den richtigen Raum finden.
- Ist die Online-Raumverwaltung ohne lokale Installation nutzbar?
Ja. Die Online-Raumverwaltung wird vollständig über den Webbrowser bedient. Es ist keine Installation auf den Arbeitsplätzen der Verwaltung oder bei den beteiligten Vereinen erforderlich. Der Zugriff ist - abhängig von den vergebenen Berechtigungen - mit PC, Tablet oder Smartphone möglich.
- Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang
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