Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Räume und Veranstaltungen planen.
Mit dem Abrechnungssystem von OMOC verbinden Sie Raumbelegung, Veranstaltungsplanung und Faktura in einer zentralen Anwendung. Räume, Ressourcen, Leistungen, Kundendaten und Abrechnungsdokumente werden innerhalb eines gemeinsamen Veranstaltungsvorgangs verwaltet.
Dadurch müssen Buchungs- und Rechnungsdaten nicht mehrfach in unterschiedlichen Programmen erfasst werden.
Zu jeder Veranstaltung können die gebuchten Räume, Ausstattungen und weiteren Leistungen als einzelne Positionen erfasst werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Die Positionen bilden die Grundlage für die Kostenaufstellung und die späteren Faktura-Dokumente.
Bereits bei der Bearbeitung einer Anfrage können die voraussichtlichen Kosten zusammengestellt werden. Aus den hinterlegten Positionen lässt sich ein Angebot mit den gewünschten Räumen, Ressourcen und Leistungen erstellen.
Ändern sich die Anforderungen, können die Positionen im Vorgang angepasst und für die weitere Bearbeitung verwendet werden. Dadurch bleiben Buchung, Angebot und spätere Abrechnung miteinander verbunden.
Aus einem Veranstaltungsvorgang kann ein Mietvertrag auf Grundlage der gespeicherten Buchungs-, Adress- und Abrechnungsdaten erstellt werden.
Eigene RTF-Vorlagen ermöglichen es, Vertragsinhalte und Gestaltung an die Anforderungen der jeweiligen Einrichtung anzupassen. Angaben zu Räumen, Zeiträumen, Preisen und Vertragspartnern können aus dem Vorgang übernommen werden.
Nach der Veranstaltung oder entsprechend dem vereinbarten Abrechnungszeitpunkt lässt sich aus den vorhandenen Positionen eine Rechnung erstellen.
Das Abrechnungssystem unterstützt neben klassischen Rechnungen auch E-Rechnungen und Gebührenbescheide. Dadurch eignet es sich sowohl für privatwirtschaftliche Vermietungen als auch für öffentliche und kommunale Einrichtungen.
Die im Veranstaltungsvorgang hinterlegten Räume, Ressourcen, Leistungen, Preise und Adressdaten stehen für die Rechnungserstellung bereits zur Verfügung.
Neben Angeboten, Mietverträgen und Rechnungen können auch Gutschriften und Mahnungen erstellt werden.
Damit lässt sich der Abrechnungsvorgang innerhalb derselben Anwendung weiterführen. Die zugehörigen Dokumente bleiben mit der Veranstaltung und der betreffenden Adresse verbunden.
Für Räume und Leistungen können unterschiedliche Preisvarianten eingerichtet werden. Damit lassen sich verschiedene Tarife für unterschiedliche Nutzer- oder Kundengruppen abbilden.
Mögliche Preisvarianten sind beispielsweise:
Für Buchungsanfragen können sowohl zeitabhängige als auch pauschale Preise verwendet werden.
Das Abrechnungssystem beschränkt sich nicht auf die reine Raummiete. Auch gebuchte Ressourcen und Zusatzleistungen können in die Kostenaufstellung übernommen werden.
So lassen sich beispielsweise Veranstaltungsraum, Beamer, Bestuhlung, Bewirtung und Reinigung gemeinsam in einem Angebot oder einer Rechnung ausweisen.
Die Verbindung mit der Ressourcenverwaltung sorgt dafür, dass organisatorische Planung und Abrechnung auf denselben Daten beruhen.
Für Faktura-Dokumente können eigene mehrsprachige RTF-Vorlagen verwendet werden. Dadurch lassen sich Inhalte, Texte und Gestaltung an die Vorgaben der jeweiligen Einrichtung anpassen.
Vorlagen können unter anderem für folgende Dokumentarten erstellt werden:
Wiederkehrende Texte und Angaben müssen dadurch nicht bei jedem Dokument neu eingegeben werden.
Anfragen, Buchungen, Veranstaltungen und Faktura-Dokumente werden mit den jeweiligen Adressen verbunden. Dadurch stehen die benötigten Kontaktdaten für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Pro Adresse können mehrere Veranstaltungen und Abrechnungsvorgänge verwaltet werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Buchungen, Angebote und Rechnungen zu einer Person oder Organisation gehören.
Abhängig von der Konfiguration können Direktbuchungen mit der automatischen Erstellung eines Mietvertrags und einer Rechnung verbunden werden.
Eine PayPal-Anbindung ist in Verbindung mit der Faktura ebenfalls optional möglich. Damit können geeignete Buchungsabläufe von der Auswahl eines Raumes bis zur Abrechnung weiter automatisiert werden.
Für regelmäßig wiederkehrende Raumnutzungen oder Mitgliedsbeiträge kann die optionale Abonnementverwaltung ergänzt werden.
Damit lassen sich wiederkehrende Rechnungen monatlich, quartalsweise oder jährlich erstellen. Auch eine Abrechnung auf Grundlage der tatsächlich gebuchten Stunden ist möglich.
Die gespeicherten Veranstaltungs- und Abrechnungsdaten können für Statistiken, Berichte und Auswertungen verwendet werden.
Damit lassen sich beispielsweise Umsätze, Raumnutzungen, Veranstaltungsarten oder Abrechnungszeiträume untersuchen. Die Auswertungen unterstützen bei der wirtschaftlichen Bewertung der Raumvermietung und Veranstaltungsangebote.
Das Abrechnungssystem eignet sich für Einrichtungen, die Räume, Ausstattungen oder Veranstaltungen kostenpflichtig anbieten und abrechnen. Dazu gehören beispielsweise:
Das System kann sowohl für gelegentliche Rechnungen als auch für umfangreichere Vermietungs- und Veranstaltungsabläufe eingesetzt werden.
Das Abrechnungssystem ist als optionale Faktura-Erweiterung in die Online-Raumverwaltung integriert. Buchungen, Adressen, Räume, Ressourcen und Veranstaltungspositionen können dadurch unmittelbar für Angebote, Mietverträge und Rechnungen verwendet werden.
Weitere Informationen zu Belegungskalender, Buchungssystem, Ressourcenplanung und Veranstaltungsmanagement finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
