Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Institutsambulanzen verwalten.
Die Institutsverwaltung von OMOC.interactive unterstützt Therapiezentren und Institutsambulanzen bei der Planung von Therapiesitzungen und der Belegung ihrer Räume. Termine, Räume, Therapeuten und weitere Ressourcen werden zentral erfasst und in übersichtlichen Belegungsplänen dargestellt.
Alle berechtigten NutzerInnen arbeiten mit einem gemeinsamen, aktuellen Datenbestand. Dadurch lassen sich verfügbare Therapieräume schneller erkennen und Doppelbelegungen vermeiden.
Die Eingabemaske kann an die besonderen Arbeitsabläufe einer Institutsambulanz angepasst werden. Nicht benötigte Felder werden ausgeblendet und relevante Angaben gezielt ergänzt.
Anstelle eines Veranstaltungstitels kann beispielsweise eine Chiffrenummer eingetragen werden. Dadurch lassen sich Therapiesitzungen eindeutig zuordnen, ohne Namen oder andere sensible Klientendaten im Belegungskalender anzuzeigen.
Auch die Adressverwaltung und weitere personenbezogene Eingabefelder können auf das tatsächlich erforderliche Maß beschränkt oder für bestimmte Nutzergruppen vollständig deaktiviert werden.
Für Belegungen kann eine Bestätigungspflicht eingerichtet werden. Therapeuten oder PsychotherapeutInnen in Ausbildung bestätigen dann einige Tage oder Wochen vor dem Termin, dass der Raum weiterhin benötigt wird.
Erfolgt innerhalb des festgelegten Zeitraums keine Bestätigung, kann die Buchung automatisch entfernt werden. Dadurch werden nicht mehr benötigte Räume wieder freigegeben und Fehlbelegungen reduziert.
Das Institut kann festlegen, wie weit im Voraus Räume gebucht werden dürfen. Auch die Erfassung wiederkehrender Therapiesitzungen über Serienbuchungen lässt sich abhängig von den jeweiligen Anforderungen steuern.
Neben regelmäßigen Terminen können einzelne, mehrtägige oder miteinander verknüpfte Belegungen verwaltet werden. Vorhandene Buchungen werden bei der Eingabe berücksichtigt, sodass zeitliche Überschneidungen erkannt werden.
Die Raumbelegungen können durch die Institutsverwaltung zentral angelegt werden. TherapeutInnen oder PsychotherapeutInnen in Ausbildung müssen die vorgesehenen Termine dann nur noch bestätigen.
Alternativ erhalten berechtigte NutzerInnen eigene Zugangskonten und erfassen ihre Belegungen selbst. Unterschiedliche Zugriffsrechte bestimmen, welche Räume, Termine und Funktionen für die jeweilige Person oder Nutzergruppe sichtbar und bearbeitbar sind.
Auf Wunsch können Raumwünsche und Belegungsanfragen über ein internes oder in eine Webseite eingebundenes Anfrageformular erfasst werden. Zusätzliche Angaben lassen sich über individuell definierbare Abfragefelder ergänzen.
Die Institutsverwaltung prüft die eingegangenen Anfragen und übernimmt sie anschließend als verbindliche Belegungen. Dadurch können unterschiedliche Erfassungs- und Freigabeprozesse abgebildet werden.
Für die tägliche Planung stehen verschiedene Kalender-, Listen- und Planansichten zur Verfügung. Räume und Belegungen können unter anderem nach Tagen, Wochen, Monaten, Standorten oder Nutzergruppen dargestellt werden.
Filter und Zugriffsrechte sorgen dafür, dass den jeweiligen NutzerInnen nur die benötigten Informationen angezeigt werden. Nicht relevante Programmfunktionen können ausgeblendet werden, damit die Oberfläche übersichtlich bleibt.
Mit der optionalen Schlüsselverwaltung behalten Sie den Überblick über Schlüssel und Transponder des Instituts. Ausgaben und Rückgaben können den jeweiligen Personen zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Damit lassen sich Raumplanung und Zugangsorganisation in einer gemeinsamen Anwendung verbinden.
Ausgewählte Empfängergruppen können direkt aus dem System heraus per E-Mail informiert werden. Adresslisten lassen sich passend zu den eigenen organisatorischen Strukturen verwalten.
So können beispielsweise Informationen zu Raumänderungen, organisatorischen Abläufen oder allgemeinen Mitteilungen gezielt an bestimmte Teams oder Nutzergruppen versendet werden.
Statistiken und Auswertungen geben einen Überblick über die Belegung und Nutzung der vorhandenen Räume. Dadurch lassen sich beispielsweise Auslastungen, Buchungsentwicklungen und die Nutzung einzelner Ressourcen nachvollziehen.
Exportfunktionen ermöglichen die Weiterverarbeitung der erfassten Daten in anderen Anwendungen. Welche Angaben exportiert werden können, richtet sich nach den jeweils erfassten Informationen und den Berechtigungen der NutzerInnen.
Nicht jedes Institut benötigt denselben Funktionsumfang. Deshalb kann die Institutsverwaltung an unterschiedliche Arbeitsabläufe und Zugangskontengruppen angepasst werden.
Nicht benötigte Funktionen werden ausgeblendet, Eingabemasken vereinfacht und zusätzliche Felder ergänzt. Dadurch erhalten Verwaltung, TherapeutInnen und weitere Beteiligte jeweils eine auf ihre Aufgaben abgestimmte Oberfläche.
Die Institutsverwaltung eignet sich insbesondere für:
Die Software kann für einzelne Standorte ebenso eingesetzt werden wie für mehrere Gebäude, Ambulanzen oder Therapiezentren. Weitere Funktionen und Einsatzmöglichkeiten finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
