Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Veranstaltungen managen und planen.
Mit der Veranstaltungsmanagement-Software von OMOC organisieren Sie Veranstaltungen, Termine, Räume und benötigte Ressourcen in einem zentralen System. Alle wichtigen Angaben stehen den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aktuell zur Verfügung. Das erleichtert die Abstimmung und reduziert doppelte Eingaben, Rückfragen und fehleranfällige Tabellen.
Die Online-Raumverwaltung unterstützt sowohl einfache Raumbuchungen als auch umfangreiche Veranstaltungsvorgänge. Auf Wunsch lässt sich die Planung um Teilnehmerverwaltung, Aufgaben, Personalplanung und eine vollständige Faktura erweitern.
Externe Interessenten können ihre Anfrage über ein Formular auf Ihrer Webseite übermitteln. Neben Kontaktdaten, Terminwünschen und gewünschten Räumen lassen sich individuelle Fragen und zusätzliche Angaben einbinden.
Eingehende Anfragen können anschließend geprüft, bearbeitet und in Buchungen oder Veranstaltungsvorgänge übernommen werden. So bleiben Informationen aus der ersten Anfrage für die weitere Planung erhalten.
Erfassen Sie einzelne Termine oder wiederkehrende Veranstaltungen mit dem integrierten Serientermingenerator. Unterschiedliche Kalender-, Listen-, Tages-, Wochen- und Jahresansichten sorgen für einen schnellen Überblick über bevorstehende Veranstaltungen und freie Kapazitäten.
Das Konfliktmanagement hilft dabei, Terminüberschneidungen bei Räumen und anderen Ressourcen frühzeitig zu erkennen.
Einer Veranstaltung können die benötigten Räume, Ausstattungsgegenstände und Dienstleistungen direkt zugewiesen werden. Dazu gehören beispielsweise:
Ressourcen können mit Mengen, Nutzungszeiten, Preisen und zusätzlichen Informationen hinterlegt werden. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Gesamtplanung für jede Veranstaltung.
Im Veranstaltungsvorgang werden Termine, Räume, Ressourcen, Kontakte, interne Hinweise, Dokumente und Abrechnungsdaten zusammengeführt. Frei definierbare Zusatzfelder ermöglichen es, die Eingabemasken an die Abläufe Ihrer Einrichtung anzupassen.
Mitarbeiter greifen abhängig von ihren Zugriffsrechten auf denselben aktuellen Datenbestand zu. Änderungen stehen ohne den Versand zusätzlicher Tabellen oder Dateiversionen unmittelbar zur Verfügung.
Für die Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung können Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine festgelegt werden. Auch Dienst- und Personaleinsatzpläne lassen sich aus den vorhandenen Veranstaltungsdaten erstellen.
Für den Arbeitsalltag stehen unter anderem Tages- und Wochenübersichten, Bewirtungspläne, Reinigungspläne, Ausstattungslisten und Küchenpläne zur Verfügung.
Mit der Teilnehmerverwaltung erfassen Sie Anmeldungen und ordnen diese den jeweiligen Veranstaltungen zu. Ein Teilnehmerformular kann in die eigene Webseite eingebunden werden.
Erinnerungen und Rundmails unterstützen die Kommunikation mit Teilnehmenden, Mietern und Mitarbeitenden. Dadurch lassen sich organisatorische Informationen gezielt an die jeweils betroffenen Personengruppen versenden.
Öffentliche Kalender, Veranstaltungsübersichten und Detailseiten können in die eigene Webseite eingebunden werden. Auch Ansichten für Infobildschirme und digitale Raumleitsysteme lassen sich aus den vorhandenen Daten erzeugen.
Belegungen können zusätzlich über ICS/iCal in externen Kalenderprogrammen angezeigt werden. Für einzelne Räume und andere Ressourcen lassen sich eigene Übersichten, Webseiten und QR-Codes bereitstellen.
Mit der optionalen Faktura begleiten Sie eine Veranstaltung von der Kalkulation bis zur Abrechnung. Auf Grundlage der hinterlegten Räume, Ressourcen, Leistungen und Preise können unter anderem folgende Dokumente erstellt werden:
Für die Ausgabe lassen sich eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen verwenden. Unterschiedliche Preisvarianten, Gebührenordnungen, Zeitpreise und Pauschalen ermöglichen eine flexible Kalkulation für verschiedene Kundengruppen und Nutzungsarten.
Optional können Direktbuchungen mit automatischer Erstellung von Mietvertrag und Rechnung sowie einer PayPal-Anbindung angeboten werden.
Auslastungsübersichten, Umsatzstatistiken und Berichte liefern eine Grundlage für organisatorische und wirtschaftliche Entscheidungen. Damit lässt sich beispielsweise erkennen, welche Räume besonders häufig genutzt werden, welche Veranstaltungen Umsätze erzielen und zu welchen Zeiten noch Kapazitäten verfügbar sind.
Die Veranstaltungsmanagement-Software eignet sich insbesondere für:
Der Funktionsumfang kann an kleine Einrichtungen ebenso angepasst werden wie an Organisationen mit zahlreichen Räumen, Standorten und Benutzerkonten.
Die Veranstaltungsverwaltung kann bei Bedarf um zusätzliche Funktionen ergänzt werden. Dazu gehören beispielsweise Schlüssel- und Besucherverwaltung, Inventarverwaltung, Abonnementverwaltung sowie Schnittstellen zu ausgewählten Geräten der Gebäudeautomation.
So entsteht eine zentrale Lösung, die nicht nur Termine verwaltet, sondern den gesamten organisatorischen und kaufmännischen Ablauf einer Veranstaltung unterstützt.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
