Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Räume und Veranstaltungen planen.
Mit dem Online-Buchungssystem von OMOC verwalten Sie Räume, Ressourcen, Termine und Veranstaltungen in einer zentralen Anwendung. Interne Buchungen, externe Anfragen und organisatorische Angaben werden miteinander verbunden und stehen den berechtigten Mitarbeitenden unmittelbar zur Verfügung.
Das Buchungssystem eignet sich sowohl für die interne Raumplanung als auch für Einrichtungen, die Räume oder Ausstattungen an externe Interessierte vermieten.
Buchungen können als einzelne Termine, wiederkehrende Terminserien oder mehrere zusammengehörige Einzeltermine angelegt werden.
Dabei lassen sich unter anderem folgende Angaben erfassen:
Frei definierbare Zusatzfelder ermöglichen es, die Buchungsmaske an die jeweiligen Anforderungen der Einrichtung anzupassen.
Bei der Erfassung einer Buchung prüft das System, ob der gewünschte Raum oder die benötigte Ressource bereits anderweitig belegt ist.
Neben dem eigentlichen Veranstaltungszeitraum können auch Vorbereitungs-, Aufbau- und Abbauzeiten berücksichtigt werden. Dadurch werden zeitliche Überschneidungen frühzeitig sichtbar.
Die zentrale Konfliktprüfung reduziert Doppelbuchungen und erleichtert die Abstimmung zwischen mehreren Mitarbeitenden oder Verwaltungsbereichen.
Zu einer Buchung können neben dem Raum weitere Ressourcen und Leistungen hinzugefügt werden. Dazu gehören beispielsweise:
Ressourcen können auch unabhängig von einer Raumbuchung verwaltet und gebucht werden.
Ein mehrsprachiges Anfrageformular kann in die eigene Webseite eingebunden werden. Interessierte geben darüber den gewünschten Zeitraum, die Teilnehmerzahl, benötigte Räume und weitere Anforderungen an.
Individuelle Anfragefragen ermöglichen es, bereits beim Absenden alle benötigten Informationen zu erfassen. Die Anfrage wird direkt in das Buchungssystem übernommen und kann dort geprüft, ergänzt und weiterbearbeitet werden.
Eine erneute Übertragung aus E-Mails oder Papierformularen ist nicht erforderlich.
Ausgewählte Buchungen und Verfügbarkeiten lassen sich über einen Belegungskalender auf der eigenen Webseite darstellen.
Dabei bestimmen Sie, welche Informationen öffentlich sichtbar sind. Neben allgemeinen Übersichten können auch Kalender für einzelne Räume, Gebäude oder Ressourcengruppen bereitgestellt werden.
Interessierte können sich dadurch vor einer Anfrage über Belegungen und freie Termine informieren.
Abhängig von der Konfiguration können berechtigte Nutzer Räume und Ressourcen direkt buchen. Für wiederkehrende Nutzer lassen sich eigene Zugangskonten mit unterschiedlichen Berechtigungen einrichten.
In Verbindung mit der optionalen Faktura können Direktbuchungen auch mit der automatischen Erstellung von Mietvertrag und Rechnung verbunden werden. Eine PayPal-Anbindung ist abhängig von der gewählten Konfiguration ebenfalls möglich.
Ob Buchungen unmittelbar bestätigt oder zunächst durch die Verwaltung geprüft werden, kann an das jeweilige Nutzungskonzept angepasst werden.
Mehrere Mitarbeitende können gemeinsam mit dem Buchungssystem arbeiten. Über Zugangskonten und Berechtigungen lässt sich steuern, welche Bereiche und Funktionen einer Person zur Verfügung stehen.
Damit können beispielsweise Verwaltung, Haustechnik, Buchhaltung oder externe Nutzer unterschiedliche Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten erhalten.
Für die Darstellung der Belegungen stehen unterschiedliche Kalender-, Listen- und Planansichten zur Verfügung. Je nach Arbeitsweise können Termine beispielsweise als Tagesplan, Wochenübersicht, Monatskalender, Stundenplan oder Raumübersicht angezeigt werden.
Zusätzliche Ausgaben eignen sich für:
So können dieselben Buchungsdaten für verschiedene organisatorische Aufgaben verwendet werden.
Mit der optionalen Faktura wird das Buchungssystem um die kaufmännische Bearbeitung erweitert. Aus einem Veranstaltungsvorgang können unter anderem Angebote, Mietverträge, Rechnungen, E-Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erstellt werden.
Räume, Ressourcen und weitere Leistungen werden als Positionen in die Kostenaufstellung übernommen. Unterschiedliche Preisvarianten ermöglichen eigene Tarife für verschiedene Kundengruppen oder Nutzungsarten.
Eigene RTF-Vorlagen sorgen dafür, dass die erzeugten Dokumente dem Erscheinungsbild und den Anforderungen der Einrichtung entsprechen.
Mieter, Teilnehmende und Mitarbeitende können per E-Mail über Buchungen und Veranstaltungen informiert werden. Erinnerungsmails unterstützen dabei, rechtzeitig auf bevorstehende Termine hinzuweisen.
Auch Rundmails an ausgewählte Empfängergruppen können direkt aus den vorhandenen Buchungs- und Adressdaten vorbereitet werden.
Die erfassten Buchungen und Veranstaltungsvorgänge können für Statistiken, Berichte und Auswertungen verwendet werden.
Damit lassen sich beispielsweise Raumnutzung, Auslastung, Buchungsaufkommen oder Umsätze über einen bestimmten Zeitraum untersuchen. Die Ergebnisse unterstützen bei der Planung des zukünftigen Raum- und Ressourcenbedarfs.
Das Online-Buchungssystem eignet sich für Organisationen, die Räume, Flächen, Ausstattungen oder andere Mietobjekte verwalten. Dazu gehören beispielsweise:
Das System kann für einzelne Räume ebenso eingesetzt werden wie für mehrere Gebäude, Standorte oder unterschiedliche Ressourcengruppen.
Das Buchungssystem verbindet Belegungskalender, Anfragemanagement, Raumverwaltung und Ressourcenplanung. Zusätzliche Funktionen wie Faktura, Teilnehmerverwaltung, Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung, Inventarverwaltung oder Abonnementverwaltung können bei Bedarf ergänzt werden.
Weitere Informationen zum gesamten Funktionsumfang finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
