Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Stadthallenverwaltung verwalten und Veranstaltungen planen.
Mit der Online-Stadthallenverwaltung von OMOC.interactive verwalten Städte und Gemeinden ihre Veranstaltungsräume und weitere kommunale Mietobjekte in einem gemeinsamen System. Buchungen, Anfragen, Veranstaltungen, Zuständigkeiten, Ausstattung und Abrechnungen bleiben zentral miteinander verbunden.
Neben Stadthallen können auch Bürgerhäuser, Mehrzweckhallen, Sporthallen, Vereinsräume, Sitzungszimmer, Kulturzentren und Veranstaltungsflächen verwaltet werden. Die Software eignet sich für einzelne Gebäude ebenso wie für mehrere Einrichtungen und Standorte.
Einzeltermine, mehrtägige Veranstaltungen und regelmäßig wiederkehrende Belegungen werden in übersichtlichen Kalender-, Listen- und Planansichten dargestellt. Vorhandene Buchungen werden bei der Eingabe berücksichtigt, damit Räume nicht versehentlich doppelt vergeben werden.
Terminserien eignen sich beispielsweise für regelmäßige Vereinsangebote, Kurse und Sitzungen. Abweichende Uhrzeiten, Ausnahmen und zusätzliche Angaben können auch für einzelne Termine einer Serie erfasst werden.
Neben verbindlichen Buchungen lassen sich auf Wunsch optionale Termine, Sperrzeiten und Wartelisten verwalten.
Mitarbeitende unterschiedlicher Ämter, Außenstellen und kommunaler Einrichtungen können eigene Zugangskonten erhalten. Über individuell einstellbare Berechtigungen wird festgelegt, welche Räume, Buchungen und Funktionen jeweils angezeigt oder bearbeitet werden dürfen.
Dadurch können beispielsweise Kulturamt, Gebäudemanagement, Sportverwaltung, Bürgerbüro und Veranstaltungsstätten gemeinsam mit einem zentralen Datenbestand arbeiten, ohne dass jede Stelle sämtliche Informationen bearbeiten kann.
Vereine, Vereinsvorstände und andere regelmäßig nutzende Gruppen können eigene Zugangskonten erhalten. Abhängig von ihren Berechtigungen tragen sie Buchungswünsche oder verbindliche Buchungen selbst in das System ein.
Der zulässige Funktionsumfang wird für die jeweiligen Zugangskonten festgelegt. So kann eine Gruppe beispielsweise nur bestimmte Räume buchen oder ausschließlich die eigenen Termine einsehen und bearbeiten.
Optional kann eine Freigabefunktion verwendet werden. Berechtigte Verwaltungsmitarbeitende prüfen eingetragene Buchungen und kennzeichnen deren aktuellen Freigabestatus.
Für die beteiligten NutzerInnen bleibt dadurch erkennbar, ob ein Buchungswunsch noch geprüft wird oder bereits freigegeben wurde. Die Freigabe kann beispielsweise für Buchungen von Vereinen oder anderen externen Gruppen eingesetzt werden.
BürgerInnen, Privatpersonen und andere Interessierte benötigen kein eigenes Zugangskonto. Über öffentliche Belegungspläne und die Freiraumsuche können sie prüfen, welche Räume im gewünschten Zeitraum verfügbar sind.
Anschließend wird der Buchungswunsch über ein mehrsprachiges Onlineformular übermittelt. Die abgefragten Angaben können über zusätzliche Formularfelder an die jeweiligen Räume und Vermietungsabläufe angepasst werden.
Die Verwaltung prüft die Anfrage und übernimmt die erfassten Angaben direkt in eine Buchung oder einen Veranstaltungsvorgang.
Neben den Räumen können auch Bestuhlung, Veranstaltungstechnik, Küchenausstattung, Bewirtung und weitere Ressourcen verwaltet werden. Die benötigte Ausstattung wird der jeweiligen Buchung zugeordnet.
Bei teilbaren Räumen und Hallen können einzelne Bereiche sowie die Gesamtnutzung berücksichtigt werden. Abhängigkeiten und Blockierungen verhindern, dass sich gegenseitig ausschließende Raumkombinationen gleichzeitig vergeben werden.
Aufgaben wie Aufbau, Abbau, Reinigung, Bestuhlung oder technische Betreuung können direkt mit einer Buchung verbunden werden.
Zuständigkeiten, Erinnerungen, Statusangaben und Einsatzpläne unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Hausmeisterdienst, Veranstaltungstechnik und externen Dienstleistenden.
Für unterschiedliche Aufgaben stehen unter anderem Tagespläne, Ausstattungspläne, Bewirtungspläne, Reinigungspläne und weitere Übersichten zur Verfügung.
Für Räume und Ressourcen lassen sich unterschiedliche Preise, Pauschalen, Nebenkosten und Preisvarianten hinterlegen. Damit können beispielsweise verschiedene Tarife für folgende Nutzergruppen berücksichtigt werden:
Auch Kautionen und kostenpflichtige Zusatzleistungen können in die Abrechnung einbezogen werden.
Mit der optionalen Faktura erstellen Sie Angebote, Mietverträge, Rechnungen, E-Rechnungen, Gebührenbescheide, Gutschriften und Mahnungen direkt aus den hinterlegten Buchungsdaten.
Eigene Dokumentvorlagen können verwendet und automatisch mit den Angaben aus der Buchung, der Adresse und der Kostenaufstellung befüllt werden.
Für die Weiterverarbeitung in der kommunalen Finanzbuchhaltung können Daten unter anderem für DATEV, Infoma, SAP oder weitere Verfahren exportiert werden. Die benötigten Abläufe und Ausgabeformate werden passend zur eingesetzten Lösung abgestimmt.
Mit der optionalen Schlüsselverwaltung dokumentieren Sie die Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, Transpondern und Zugangskarten.
Die Vergabe kann vorhandenen Buchungen, Adressen und NutzerInnen zugeordnet werden. Übergaben und Rückgaben lassen sich auf Wunsch direkt am Bildschirm oder Tablet quittieren.
Mit der optionalen Inventarverwaltung können Bestuhlung, Veranstaltungstechnik, Geschirr und weitere Gegenstände erfasst werden.
Neben Lagerorten und Beständen lassen sich unter anderem Seriennummern, Zustände und Prüfintervalle hinterlegen. Benötigtes Inventar kann den jeweiligen Buchungen und Veranstaltungen zugeordnet werden.
Für Räume, Ressourcen, Belegungspläne und Veranstaltungen können eigene Internetseiten erzeugt werden. Diese lassen sich per Link oder Einbindung in die kommunale Webseite integrieren und über CSS an das Erscheinungsbild der Stadt oder Gemeinde anpassen.
Zusätzlich können Tagespläne und aktuelle Raumbelegungen auf Infobildschirmen, Tablets oder digitalen Türschildern angezeigt werden. BesucherInnen finden dadurch in Stadthallen, Bürgerhäusern und anderen Veranstaltungsstätten schneller den richtigen Raum.
Statistiken und Exportfunktionen ermöglichen Auswertungen zu Raumauslastungen, Nutzungsarten, Veranstaltungen und Buchungszeiträumen.
Die Ergebnisse können für interne Berichte, Gremienvorlagen, Haushaltsplanung und weitere Auswertungen exportiert und weiterverarbeitet werden.
Die Online-Stadthallenverwaltung eignet sich unter anderem für:
Die Software unterstützt sowohl die interne Belegungsplanung als auch die Vermietung an Vereine, Unternehmen, Veranstalter und Privatpersonen. Weitere Funktionen und Einsatzmöglichkeiten finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
