Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Räume und Veranstaltungen planen.
Mit dem Raumbuchungssystem von OMOC verwalten Sie Räume, Belegungen und Buchungsanfragen in einer zentralen Anwendung. Interne Termine, externe Raumanfragen und bestätigte Buchungen werden in gemeinsamen Belegungsplänen dargestellt.
Das System eignet sich sowohl für selbst genutzte Besprechungs- und Veranstaltungsräume als auch für Einrichtungen, die Räume an Vereine, Unternehmen, Gruppen oder Privatpersonen vermieten.
Für jeden Raum können die benötigten Informationen hinterlegt werden. Dadurch erhalten Mitarbeitende und auf Wunsch auch externe Interessierte einen schnellen Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten.
Zu den möglichen Raumangaben gehören beispielsweise:
Auch Hallenteile, Außenflächen, Küchen, Foyers oder andere Mietobjekte können als buchbare Räume geführt werden.
Für einen gewünschten Zeitraum lässt sich prüfen, welche Räume verfügbar sind. Dabei können neben der Belegung auch Öffnungszeiten und die maximale Personenzahl berücksichtigt werden.
So kann gezielt nach einem Raum gesucht werden, der zum Termin und zur erwarteten Teilnehmerzahl passt. Bereits belegte oder ungeeignete Räume werden frühzeitig erkannt.
Diese Verfügbarkeitsprüfung erleichtert besonders die Bearbeitung von Anfragen, wenn mehrere Räume, Gebäude oder Standorte verwaltet werden.
Bei der Eingabe einer Raumbuchung prüft das System, ob der ausgewählte Raum im gewünschten Zeitraum bereits belegt ist.
Neben der eigentlichen Veranstaltungszeit können auch Vorbereitungs-, Aufbau- und Abbauzeiten berücksichtigt werden. Dadurch entstehen keine unerkannten Überschneidungen zwischen aufeinanderfolgenden Veranstaltungen.
Die Konfliktprüfung greift unabhängig davon, welche berechtigte Person die Buchung einträgt.
Das Raumbuchungssystem unterstützt unterschiedliche Terminarten. Räume können für einen einzelnen Zeitraum, regelmäßig wiederkehrende Termine oder mehrere zusammengehörige Einzeltermine gebucht werden.
Mögliche Buchungsarten sind beispielsweise:
Damit lassen sich sowohl einfache Besprechungen als auch langfristige Kurs- und Veranstaltungsreihen verwalten.
Ein mehrsprachiges Anfrageformular kann in die Webseite der Einrichtung eingebunden werden. Interessierte übermitteln darüber ihren Terminwunsch, die erwartete Personenzahl, den gewünschten Raum und weitere Angaben.
Individuelle Anfragefragen ermöglichen es, zusätzliche Informationen passend zum jeweiligen Nutzungskonzept abzufragen. Dazu können beispielsweise Veranstaltungsart, Bestuhlung, benötigte Technik oder alternative Termine gehören.
Die Anfrage wird direkt in das Raumbuchungssystem übernommen und kann dort geprüft, ergänzt und bestätigt werden.
Ausgewählte Raumbelegungen können über einen öffentlichen Belegungskalender auf der eigenen Webseite angezeigt werden.
Dabei bestimmen Sie, welche Räume und Informationen sichtbar sind. Interessierte können sich vor einer Anfrage über belegte und freie Zeiten informieren.
Für einzelne Räume lassen sich außerdem eigene Detailseiten mit Beschreibung, Ausstattung, Personenzahl und weiteren Informationen bereitstellen.
Die Raumbelegungen können in verschiedenen Plan-, Kalender- und Listenansichten dargestellt werden. Je nach Arbeitsweise stehen unter anderem Tages-, Wochen-, Monats-, Stundenplan- und Raumansichten zur Verfügung.
Zusätzliche Ausgaben können beispielsweise genutzt werden für:
Damit können dieselben Buchungsdaten für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden.
Benötigte Ressourcen können unmittelbar einer Raumbuchung zugeordnet werden. Dazu gehören beispielsweise:
Die Konfliktprüfung kann auch bei zeitlich begrenzt verfügbaren Ressourcen helfen, Mehrfachbelegungen zu vermeiden.
Mitarbeitende und andere berechtigte Personen können eigene Zugangskonten erhalten. Über unterschiedliche Berechtigungen lässt sich festlegen, welche Räume, Buchungen und Funktionen einer Person zur Verfügung stehen.
Damit können beispielsweise Verwaltung, Haustechnik, Veranstaltungsorganisation oder regelmäßig buchende Gruppen mit angepassten Zugriffsrechten arbeiten.
Abhängig vom Nutzungskonzept können berechtigte Nutzer Raumbuchungen selbst eintragen oder zunächst Anfragen übermitteln.
Mit der optionalen Faktura können Raumbuchungen auch kaufmännisch bearbeitet werden. Räume, Ressourcen und Zusatzleistungen werden als Positionen in einen Veranstaltungsvorgang übernommen.
Daraus lassen sich unter anderem erstellen:
Unterschiedliche Preisvarianten ermöglichen eigene Tarife für verschiedene Kundengruppen, Nutzungsarten oder Zeiträume.
Zu einer Raumbuchung können organisatorische Aufgaben und zuständige Mitarbeitende hinterlegt werden. Das betrifft beispielsweise Raumvorbereitung, Bestuhlung, Technik, Bewirtung oder Reinigung.
Aus den Buchungsdaten lassen sich verschiedene Arbeitsübersichten wie Ausstattungs-, Bewirtungs-, Küchen- oder Reinigungspläne erstellen.
Die vorhandenen Buchungsdaten können für Statistiken, Berichte und Auswertungen verwendet werden.
Dadurch lässt sich beispielsweise erkennen:
Diese Informationen unterstützen bei der zukünftigen Planung und Bewirtschaftung der Räume.
Das Raumbuchungssystem eignet sich für Einrichtungen, die eigene oder vermietbare Räume koordinieren. Dazu gehören beispielsweise:
Das System kann für einen einzelnen Raum ebenso eingesetzt werden wie für mehrere Gebäude, Standorte oder umfangreiche Raumangebote.
Das Raumbuchungssystem verbindet Raumverwaltung, Belegungskalender, Verfügbarkeitsprüfung und Anfragemanagement. Funktionen wie Ressourcenplanung, Faktura, Teilnehmerverwaltung, Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung oder Inventarverwaltung können bei Bedarf ergänzt werden.
Weitere Informationen zum gesamten Funktionsumfang finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
