Kurzinfo: Raumbelegungsplan Online-Raumverwaltung Web App Software Veranstaltungsmanagement, 100% browserbasiert SaaS-Lösung: Die einfache Raumverwaltung Web-App und Belegungskalender inkl. Abrechnung und Ressourcenverwaltung! Budgetschonend Räume und Veranstaltungen planen.
Mit der Raumverwaltungssoftware von OMOC organisieren Sie Räume, Belegungen, Ressourcen, Buchungsanfragen und Veranstaltungen in einer zentralen Anwendung.
Einfache Raumtermine lassen sich ebenso verwalten wie umfangreiche Veranstaltungsvorgänge mit Ausstattungen, Mitarbeitenden, Teilnehmenden und optionaler Abrechnung. Alle berechtigten Personen arbeiten mit einem gemeinsamen Datenbestand.
Für jeden Raum können die benötigten Informationen hinterlegt werden. Dazu gehören beispielsweise:
Neben klassischen Räumen lassen sich auch Hallen, Hallenteile, Außenflächen, Foyers, Küchen oder andere Mietobjekte verwalten.
Die Raumbelegungen können in unterschiedlichen Kalender-, Plan- und Listenansichten dargestellt werden. Je nach Arbeitsweise stehen unter anderem Tages-, Wochen-, Monats-, Stundenplan- und Raumansichten zur Verfügung.
Damit erhalten Verwaltung, Haustechnik und Veranstaltungsorganisation jeweils die passende Übersicht.
Zusätzliche Ausgaben können beispielsweise genutzt werden für:
Belegungen können als einzelne Termine, regelmäßig wiederkehrende Serien oder mehrere zusammengehörige Einzeltermine erfasst werden.
Dabei lassen sich unter anderem Datum, Uhrzeit, Raum, Teilnehmerzahl, Nutzungszweck, verantwortliche Personen sowie Vor- und Nachbereitungszeiten hinterlegen.
Auch mehrtägige Veranstaltungen und Terminreihen mit unterschiedlichen Zeitangaben können abgebildet werden.
Bei der Erfassung einer Buchung prüft die Raumverwaltungssoftware, ob der gewünschte Raum oder die benötigte Ressource bereits anderweitig belegt ist.
Neben dem eigentlichen Veranstaltungstermin können auch Aufbau-, Abbau- und Vorbereitungszeiten berücksichtigt werden. Dadurch werden zeitliche Überschneidungen frühzeitig sichtbar.
Die zentrale Konfliktprüfung unterstützt mehrere Mitarbeitende und Verwaltungsbereiche dabei, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Ein mehrsprachiges Anfrageformular kann in die eigene Webseite eingebunden werden. Interessierte übermitteln darüber den gewünschten Zeitraum, die Teilnehmerzahl, benötigte Räume und weitere Anforderungen.
Zusätzliche Anfragefragen können individuell festgelegt werden. So lassen sich beispielsweise Veranstaltungsart, Bestuhlung, Technik, Bewirtung oder alternative Termine bereits bei der Anfrage erfassen.
Die übermittelten Angaben stehen direkt in der Raumverwaltungssoftware zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Ausgewählte Belegungen und Verfügbarkeiten können über einen Belegungskalender auf der eigenen Webseite dargestellt werden.
Dabei bestimmen Sie, welche Räume und Informationen öffentlich sichtbar sind. Interessierte können sich vor einer Anfrage über freie und belegte Zeiten informieren.
Für Räume und weitere Ressourcen lassen sich außerdem eigene Übersichts- und Detailseiten bereitstellen. Dort können beispielsweise Raumgröße, Personenzahl, Ausstattung, Standort und Nutzungsmöglichkeiten angezeigt werden.
Benötigte Ausstattungen und Leistungen können direkt einer Buchung oder Veranstaltung zugeordnet werden. Dazu gehören beispielsweise:
Ressourcen können bei Bedarf auch unabhängig von einem Raum gebucht werden.
Für umfangreichere Vermietungen können Veranstaltungsvorgänge angelegt werden. Darin werden Buchungsdaten, Räume, Ressourcen, Adressen, Kosten und organisatorische Angaben zusammengeführt.
Dadurch eignet sich die Software nicht nur für die reine Raumbelegung, sondern auch für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
Zu einem Vorgang können beispielsweise gehören:
Zu Buchungen und Veranstaltungen können Aufgaben sowie zuständige Mitarbeitende erfasst werden. Das betrifft beispielsweise Raumvorbereitung, Bestuhlung, Technik, Bewirtung, Reinigung oder Veranstaltungsbetreuung.
Aus den vorhandenen Buchungsdaten lassen sich unterschiedliche Arbeitsübersichten erstellen, beispielsweise:
So können organisatorische Abläufe unmittelbar mit den Belegungen verbunden werden.
Für Kurse, Workshops, Ferienprogramme und andere Veranstaltungen können Teilnehmende erfasst werden. Ein Teilnahmeformular lässt sich in die eigene Webseite einbinden.
Die übermittelten Anmeldungen werden der jeweiligen Veranstaltung zugeordnet. Dadurch müssen Teilnehmerdaten nicht aus verschiedenen E-Mails, Formularen oder Tabellen zusammengetragen werden.
Mit der optionalen Faktura können aus Veranstaltungsvorgängen unter anderem Angebote, Mietverträge, Rechnungen, E-Rechnungen, Gebührenbescheide, Gutschriften und Mahnungen erstellt werden.
Räume, Ressourcen und weitere Leistungen werden als Positionen in die Kostenaufstellung übernommen. Unterschiedliche Preisvarianten ermöglichen eigene Tarife für verschiedene Nutzungsarten und Kundengruppen.
Eigene mehrsprachige RTF-Vorlagen sorgen dafür, dass Dokumente an das Erscheinungsbild und die Anforderungen der Einrichtung angepasst werden können.
Mitarbeitende und andere berechtigte Personen können eigene Zugangskonten erhalten. Unterschiedliche Berechtigungen steuern, welche Räume, Daten und Funktionen einer Person zur Verfügung stehen.
Damit können beispielsweise Verwaltung, Buchhaltung, Haustechnik, Veranstaltungsorganisation oder externe Nutzer mit jeweils passenden Zugriffsrechten arbeiten.
Die erfassten Belegungs- und Veranstaltungsdaten können für Statistiken, Berichte und Auswertungen verwendet werden.
Damit lässt sich beispielsweise untersuchen:
Diese Informationen unterstützen bei der zukünftigen Raum-, Ressourcen- und Veranstaltungsplanung.
Die Software eignet sich für Einrichtungen, die Räume selbst nutzen, öffentlich anbieten oder an externe Interessierte vermieten. Dazu gehören beispielsweise:
Die Raumverwaltungssoftware kann für einen einzelnen Raum ebenso eingesetzt werden wie für mehrere Gebäude, Standorte oder umfangreiche Raumangebote.
Die Raumverwaltungssoftware verbindet Belegungskalender, Raumbuchungssystem, Anfragemanagement, Ressourcenplanung und Veranstaltungsorganisation.
Zusätzliche Funktionen können nach Bedarf ergänzt werden:
Weitere Informationen zum vollständigen Funktionsumfang finden Sie auf der Hauptseite der Online-Raumverwaltung.
Die Software wird als Software as a Service direkt über den Browser bereitgestellt. Installation, Serverbetrieb, Datensicherung und laufende Aktualisierungen übernimmt OMOC.interactive.
Für Firmen und Behörden beginnen die monatlichen Kosten bei 29 Euro. Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen erhalten vergünstigte Pakete ab 19 Euro monatlich. Die konkrete Monatsmiete richtet sich nach der Anzahl der Räume, Zugangskonten und gewünschten Zusatzmodule.
Updates und Support innerhalb der regulären Bürozeiten sind bereits enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt höchstens sechs Monate. Ein individuell eingerichteter Testzugang kann unverbindlich und ohne festgelegte Testdauer genutzt werden.
Siehe auch: Hilfe Online-Raumverwaltung PDF, Hilfe Online-Raumverwaltung RTF PDF, Hilfe Kundenzugang Allgemein PDF
Die Software ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit.
Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von zu Hause aus - ob PC, Mac oder Smartphone - die Software kann von überall aus bedient werden.
Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neuesten Stand gehalten und jeden Tag gesichert.
Mit der integrierten, optionalen Faktura erstellen Sie z. B. Angebote, Rechnungen oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und haben so alle Vorgänge in einer Software zusammengefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet.
Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an.
Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender können Ihre Belegungen externen Mietern dargestellt werden. Mit einem responsiven Anfrageformular lassen sich Mietanfragen erfassen. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z. B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen.
Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem oder nutzen Sie von der Software automatisch erstellte kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web und in sozialen Medien.
Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen erinnert.
Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook dar.
Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an, wie Sie die Daten am besten übernehmen können.
Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.
Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition, um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.
Sie dürfen die Software beliebig lange testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, das Sie sich in der Online-Hilfe anschauen können.
Durch die Mindestlaufzeit von höchstens 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verwaltet werden, können jederzeit problemlos von Ihnen exportiert werden.
Unser Support steht Ihnen werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!
Sie benötigen ein Feature, das die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.
Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!
| Funktion/Option | |
| Direkt ohne Installation und Einrichtungskosten über Browser mehrsprachig nutzbar |  |
| Anzahl Räume (Flächen, Mietobjekte) | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Anzahl Ressourcen (z. B. Ausstattung, Bewirtung) | unbegrenzt |
| Anzahl Buchungen und Vorgänge inkl. Konfliktmanagement | unbegrenzt |
| Anzahl zusätzlicher Zugangskonten | individuelle Berechnung nach Anzahl |
| Raumbuchungsadministration inkl. Buchungen ohne Raumbezug z. B. für das Buchen einer Ausstattung, Wartelisten | |
| Faktura / Abrechnungssystem für Angebote, Mietverträge, E-Rechnungen / Gebührenbescheide etc. | optional gegen Aufpreis |
| Direktbuchungen mit automatischem Mietvertrag, Rechnung und PayPal-Anbindung (abhängig von Faktura) | optional gegen Aufpreis |
| Anzahl Preisvarianten (z. B. für Gebührenordnung) und Preispauschalen für Anfragen (abhängig von Faktura) | unbegrenzt |
| Anzahl von Zusatzfeldern für Adressen, Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgänge (Formulargenerator) | unbegrenzt |
| Über 30 Belegungsplan-Ansichten für Ihre Webseite und Ausgaben z. B. für Infobildschirme, Outlook-Kalender (ICS/iCal) | |
| Generierung von Übersichtslisten und Detailsseiten für Räume und weitere Ressourcen für die Verwendung im Web / für Suchmaschinen-Indexierung | |
| Eigene mehrsprachige Dokumentvorlagen - Faktura-Vorlagen bei gebuchter Faktura | |
| Anfrageformular für Ihre Webseite (mehrsprachig) mit unbegrenzt vielen zusätzlichen Abfragemöglichkeiten | |
| Teilnehmerverwaltung | |
| Mitarbeiterplanung | |
| Bewertungen, Statistiken, Berichte und Auswertungen | |
| E-Mail-Importer | |
| Schlüsselverwaltung mit Besucherverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Inventarverwaltung / Inventurverwaltung | optional gegen Aufpreis |
| Abonnementverwaltung - automatische Abrechnungen (Abo-Rechnungen) | optional gegen Aufpreis |
| Shelly Hausautomationsgerät-Schnittstelle | optional gegen Aufpreis |
| Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden E-Mails (SMTP/IMAP z. B. Outlook), Rundmails an Mieter, Teilnehmer, Benutzer etc. | |
| kostenloser Support (innerhalb der Bürozeiten, E-Mail, Telefon, TeamViewer und Skype) | |
| kostenlose Updates | |
| kostenlose Testphase | |
| Verlängerte Supportzeiten via Mail (Mo.-Fr. bis 22 Uhr u. Sa. und So. 12 bis 22 Uhr) |
optional gegen Aufpreis |
| Serverstandort Deutschland, ISO-27001 zertifiziert, EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz BDSG-konform, cookiefrei | |
| Mindestlaufzeit | 6 Monate |
| Für Firmen, Behörden | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 29,- € *
Jetzt testen! |
| Für kirchliche Einrichtungen, Schulen und Vereine | |
| Monatliche Miete des individuell zusammengestellten Softwarepakets (netto zzgl. 19% USt., halbjährliche oder jährliche Zahlweise) | ab 19,- € *
Jetzt testen! |
| Sonstige Aufpreise | |
| Zusätzliche Räume (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Live-Ticker und Webkalender für einzelne Räume, Etagen/Gebäude z. B. als Wegleitsystem (netto zzgl. 19% USt., pro Raum) | optional gegen Aufpreis |
| LDAP oder WebDAV-Anbindung (netto zzgl. 19% USt.) | optional gegen Aufpreis |
| Einarbeitung/Schulung via TeamViewer oder Konferenztool Ihrer Wahl (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Einarbeitung/Schulung/Workshop "Inhouse" (netto zzgl. 19% USt.) | auf Anfrage |
| Einmaliger Einrichtungsservice (z. B. Basis-Einstellungen vornehmen, Ressourcen einpflegen, Preisvarianten, Faktura-Vorlagen, Webkalender und Anfrageformular in die Webseite einbinden (Gestaltung und Inhalte durch/von Kunden) je 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.) | ab 85,- €/Std. |
| Anpassungen, Sonderwünsche bis 1 Std. (netto zzgl. 19% USt.), darüber hinaus auf Anfrage | ab 85,- €/Std. |
*Erläuterung
